Partizipatives Budgetieren – Finanzierung im 21. Jahrhundert

• Zühlke setzt neu auf das Konzept Participatory Budgeting

• Dank Workshops, Coaching und SAFe-Methodik zu mehr Innovation und Kooperation

• Positive Erfahrungen beim ersten Versuch

Wie geht moderne Budgetierung? In diesem Blogpost zeigen Nadine und Romano auf, wie sie ein Portfolio-Team gecoacht und bei Zühlke partizipatives Budgeting eingesetzt haben, um die Initiativen der verschiedenen Value Streams zu finanzieren.

Der Zeitpunkt für die Halbjahresvorbereitungen der verschiedenen Portfolios der Zühlke Schweiz könnte nicht dynamischer sein. Noch immer hat die COVID-Pandemie unser Handeln und Denken stark im Griff. Es gilt nun die richtigen Investitionen zu tätigen, Sicherheit zu schaffen und dennoch die neuen Chancen nicht zu verpassen. Eines dieser Portfolios ist das Portfolio «Fruitmix*».

Das Portfolio «Fruitmix» hat ein intensives erstes Halbjahr hinter sich, mit vielen neuen Anfragen und Opportunitäten, aber wenig Zeit und Ressourcen, um grössere strategische Dinge anzupacken. Auch Events hat es durch die Pandemie keine gegeben. Je nach Ausrichtung und Branche sieht das Fazit etwas anders aus, doch das Portfolio-Management Team ist sich einig: Nun, im zweiten Halbjahr, wollen sie Gas geben. Die Ausgangssituation ist schnell beschrieben: Das Portfolio-Management-Team berechnet die finanziellen Mittel für das zweite Halbjahr auf CHF 100'000.-*, die zehn Value Streams haben sich inhaltlich und organisatorisch nicht gross verändert (darunter auch einige der Grossen wie der Value Stream Banane* und der Value Stream Dattel*) und bleiben auch im zweiten Halbjahr bestehen. Die thematischen Schwerpunkte bleiben erhalten, aber die Initiativen sind neu.


Es sind viele gute Initiativen im Raum, alle beteiligten Values Streams des Portfolios freuen sich auf neue Möglichkeiten. Es ist die Rede von blauen Bananen*, neuen Kombinationen aus Dattelbeeren* und Versuche mit Froschfrüchten*. Und damit es auch richtig und nicht nur anders wird, braucht es kluge Investitionsentscheide. Genau hier kommt die neuartige Methode des Participatory Budgetings (PB) ins Spiel.


PB ist ein Prozess, der im Scaled Agile Framework (SAFe) beschrieben ist und welcher auf der übergreifenden Portfolio-Ebene zur Anwendung kommt. So ein Portfolio ist eine gute Sache! Es repräsentiert einen bestimmten Bereich eines Unternehmens, also etwa eine Einheit oder eine Division. In unserem Fall eben den Früchteteil*. Das Portfolio verwaltet mehrere Value Streams, welche bestimmte Lösungen vorantreiben, und zwar End-to-end bis zu den Kunden. Ein Value Stream beinhaltet alle Personen, welche zur Lösung beitragen, alle verwendeten Systeme, und ebenso den Informationsfluss sowie nötige Materialien. Im ersten Halbjahr hat beispielsweise der Value Stream Banane ein neues Whitepaper zum Bananenwachstum* der Zukunft geschrieben und der Value Stream Dattel* hat die Prozesse für seine Key Deliverables angepasst.

OKRs, Epics und SAFe

Nun geht es also in das zweite Halbjahr. Das Portfolio-Management möchte Gas geben. Und damit auch das Richtige beim Kunden landet, setzen sie auf die gute Zusammenarbeit der Value Streams und ein «Entrepreneurial Thinking», und laden zusammen mit uns als Coaches zu einem Vorbereitungsworkshop ein. Innert zwei Stunden erklären wir den zehn Value-Stream-Verantwortlichen die Grundsätze des PB und was es dafür alles braucht. Dies hilft bei den Vorbereitungen. Im ersten Schritt «prepare the content» geht es bereits um Leitplanken und Grundsätze. Die Ausrichtung des Portfolios erfolgt an den Zielen, OKRs (Objectives & Key Results) und der Strategie der Zühlke Schweiz. Alle Initiativen sollen sich darin wieder finden, und das Unternehmen voranbringen. Nur die besten Initiativen können umgesetzt werden, denn das Budget für die zehn Values Streams* ist fixiert auf CHF 100'000.-*. Die Values Streams haben nun Zeit, ihre Initiativen für Grow-the-Business (GTB) im Epic-Format zu beschreiben. Ein Epic ist eine wesentliche Initiative, die Einfluss auf mehrere Value Streams haben kann. Epics erfordern eine Analyse mit einem leichtgewichtigen Business Case und eine Finanzierung. Genau diese sollen die besten Epics durch den PB-Event erhalten. Das Epic-Template von SAFe hilft, Struktur und Vergleichbarkeit zwischen den verschiedenen Initiativen zu schaffen. Neben dem Grow-the-Business-Anteil gilt es zudem, eine Run-the-Business-Schätzung (RTB) pro Value Stream zu erstellen, um das selbst gemanagte Budget zu definieren und den Values Stream am Laufen zu halten.
 

Doch auch für uns als PB-Coaches gibt es einiges zum Vorbereiten. Neben der generellen PB-Information, der Agenda und den Forumsdiskussionsräumen gilt es auch eine Kalkulationsbasis bereit zu stellen. Dabei hilft das Excel-Template zum PB-Event von SAFe. Dank ihrer SAFe-SPC-Ausbildung (Certified SAFe® 5 Program Consultant) haben wir Zugriff auf die Ressourcen. Das PB-Excel wird für die Bedürfnisse von Zühlke Schweiz angepasst und beispielsweise Rechen-Optionen anstelle Individualanteilen eingesetzt. Damit werden die nötigen Anpassungen möglich.

Gemeinsames Budgetieren im Plenum

Im zweiten Schritt «assemble the participants» werden die Value Stream-Verantwortlichen in zwei Gruppen eingeteilt. Jede Gruppe besteht aus fünf Teilnehmenden und einem Coach. Damit sind immer die Hälfte der Value Streams in den Gruppen vertreten. Und nach zwei Wochen ist es so weit: Gemeinsam wird in Schritt drei «conduct the forums» in zwei Durchläufen - erst RTB, danach GTB budgetiert.
 

Zuerst werden die RTB-Vorschläge von den Value Streams im Plenum mittels einem zeitlich limitieren Pitch vorgestellt, anschliessend laufen die Diskussionen und Budgetverteilungen in den zwei Gruppen und schliesslich folgt eine Vereinbarung. Dieser erste Durchlauf startet mit je dem vollen Portfolio-Budget (CHF 100'000.-*) pro Gruppe. Jede Gruppe hat während der Diskussion den Auftrag, das bestmögliche Ergebnis für das Portfolio Fruitmix* zu schaffen und die Pitches von allen zehn Values Streams* zu berücksichtigen. Jede Gruppe hat damit fünf Vertreter dabei, aber für die fünf nicht in der Gruppe anwesenden Values Streams wird mitgedacht. Die Coaches unterstützen und moderieren die Gruppendiskussionen, behalten das Zeitlimit im Auge und verweisen hie und da auf die OKRs und die Strategie. Wieder zurück im Plenum gibt es eine kurze Gruppenpräsentation und eine finale Vereinbarung zur Verteilung des RTB-Anteils auf die zehn Value Streams.

Raum für Innovationen, Ideen für Kooperationen

Im zweiten Durchlauf (GTB) sind die Value-Stream-Verantwortlichen bereits geübt im Pitchen. Die Epic-Vorstellungen sind interessant, abwechslungsreich und bringen viele neue Einblicke zu den jeweiligen Themen, welche die einzelnen Value Streams beschäftigen. Wer mehr wissen will oder ein Epic nochmals nachlesen will, kann dies jederzeit tun, denn alle Epic-Beschriebe sind digital zugänglich. Als nächstes stellen wir als Coaches die neue Ausgangslage vor: Das vorhandene und zu verteilende GTB-Budget ist direkt abhängig von dem zuvor vereinbarten RTB-Budget. Also: CHF 100'000.- abzüglich RTB. Diese neue Realität zeigt deutlich, welcher Anteil für echte Innovation zur Verfügung steht. Geht da mehr?
 

Ja, es geht! Die Value-Stream-Verantwortlichenzeigen echtes «Entrepreneurial Thinking» und kürzen freiwillig ihre eigen gemanagten RTB-Budgets, um den Innovationen mehr Raum zu geben. Zusammenarbeiten werden vorgeschlagen, Ideen für Kooperationen vorgebracht und Gedankenanstösse für die anstehenden Diskussionen eingeworfen. «Äusserst motiviert starten die GTB-Gruppendiskussionen mit dem reduzierten, aber dennoch anschaulichen GTB-Budget. Die Diskussionen sind eifrig, die Zeit knapp, die Entscheide hart. Beide Gruppen erreichen das Ziel und präsentieren ihren Vorschlag zum GTB-Budget und welche Epics damit finanziert werden sollen. Wir moderieren auch die abschliessende Diskussion im Plenum. Zuerst gehen wir auf die Gemeinsamkeiten der beiden Gruppenlösungen ein, und kollaborativ kommen die Value-Stream-Verantwortlichen zu einer Übereinkunft. Das Budget ist verteilt.

Co-Autorin: Nadine Broghammer