Iterativ Lernen und Verbessern
Zwei der oben genannten vier Veränderungen von Version eins des partizipativen Budgetierens zur Version zwei sind organisatorischer Art:
Das Informations-Meeting wird genutzt, um in Ruhe die Epic-Kontext zu verstehen. Die verlängerte Timeline bringt Entspannung und fördert die kreative Zusammenarbeit. Neu hat der Partizipative Budgetierungsprozess eine Durchlaufzeit von vier Wochen. Das ist eine Verdoppelung, wobei jedoch die gemeinsam investierte Zeit (Meeting, Budgetierung) in etwas gleichbleibt.
Die erhaltene Management-Aufmerksamkeit verleiht der gewählten Methode Gewicht und Akzeptanz innerhalb der Organisation. Dank dem verstärkten Support gelingt es einfacher, über die Epics zu sprechen, und auch bei nicht beteiligten Zühlke-Kollegen Unterstützung und Interesse dafür zu finden.
Die anderen beiden Veränderungen sind prozessual und bestimmen den Verlauf des Events massgeblich:
Neu sind nicht nur die generelle Zühlke-Strategie, Ziele und OKRs massgeblich für die Epics, sondern auch die Business Hypothese des Epics unterliegt Richtlinien. Für die zweite Durchführung des Events wird dafür ein Schwellenwert beziehungsweise Signifikanzwert eingeführt; ein Epic soll nur in diesem Event besprochen werden, wenn es eine der drei Werte erfüllt
- Drei oder mehr Value Streams sind betroffen, oder
- Es handelt sich um eine potentielle «neue Frucht», oder
- Das Investment des MVP übersteigt einen vordefinierten Betrag
Damit wird sichergestellt, dass nur signifikante Epic-Pitches diskutiert werden. Andere Ideen und Vorschläge finden Platz in den individuellen Arbeiten der Value Streams.
Dafür braucht es die zweite Erneuerung in Bezug auf den Prozess und den Ablauf; neu ist der RTB-Anteil des Budgets nicht mehr Teil des Budgetierungs-Events, sondern wird vorab durch das Früchte-Komitee durch eine Zühlke-intern transparente, aber jedoch vertrauliche, Formel berechnet. Damit erhalten die individuellen Value Streams mehr Autonomie im Verwalten ihrer kleineren Vorhaben und Anliegen, und zugleich gewinnen die markanten grossen Epics (GTB) an Aufmerksamkeit durch den nun ausschliesslichen ihnen gewidmeten Budgetierungs-Event. Das Gesamtbudget für den Event wird entsprechend um den vorher zugeteilten RTB-Anteil verringert.