Participatory Budgeting – Next Level Financing

In unserem ersten Blog-Post zu partizipativem Budgetieren vom September 2021 hatten wir diese neuartige Methode aufgezeigt und am Beispiel «Fruitmix»* veranschaulicht. Im Dezember 2021 waren wir als Coaches zurück beim Portfolio, und die gemeinsame Budgetierung geht in die zweite Runde.

Das Portfolio «Fruitmix» hat im letzten Halbjahr das von den beteiligten Value Stream Leads selbst bestimmte Budget umgesetzt. Die vielen interessanten Epics wurden angepackt, und fokussiert das Minimum Viable Product (MVP) jedes Epics umgesetzt. Die anstehende zweite Durchführung des partizipativen Budgetierens bei der Zühlke Schweiz braucht entsprechend eine andere Herangehensweise als noch die erste Planung. Romano und Nadine sind als Coaches für partizipatives Budgetieren wieder dabei und moderieren den Event:

Die rückwärts gerichtete Voraus-Planung

Wir definierten zusammen mit dem Portfolio Management Team die geplante Timeline und analysieren die Rückmeldungen vom ersten partizipativen Budgetierungsevent. Das damalige Problem war die unzureichende Verteilung des Früchte-Komitee-Budgets und die Value Streams. Zu viele Ideen und Vorhaben für zu wenig Zeit und Budget. Die Anwendung des Werkzeugkoffers aus dem Scaled Agile Framework (SAFe) und dem Methoden-Element «partizipatives Budgeting» kam bei den beteiligten Value Stream Leads gut an. Die auf die Zühlke-Situation angepasste Methode führte in 4 Teilschritten zum Guten und insbesondere von allen akzeptierten Ergebnis. Darauf will man auch in der zweiten Durchführung aufbauen:

• Den Inhalt vorbereiten
• Die Teilnehmer informieren
• Das Participatory Budgeting durchführen
• Die Ergebnisse auswerten

Die Vorbereitungsarbeiten (Schritt eins) gestalten sich ähnlich wie in der ersten Durchführung. Die Leitplanken und Grundsätze des Portfolios und des Events haben sich seit der ersten Durchführung des Events nicht massgeblich verändert. Die Ausrichtung des Portfolios erfolgt wiederum an den Zielen, OKRs (Objectives & Key Results) und der Strategie der Zühlke Schweiz. Die Value Stream Leads bereiten ihre Epics inklusive den MVPs vor, und die Coaches kümmern sich um überprüfende Informationen, die Agenda, Kalender-Einladungen, virtuelle Forumsdiskussionsräume und die Kalkulationsbasis. Dabei hilft das Excel-Template zum PB-Event von SAFe. Dank ihrer SAFe-SPC-Ausbildung (Certified SAFe® 5 Program Consultant) haben wir Zugriff auf die Ressourcen.
Aus den Rückmeldungen der Value Stream Leads und der Retrospektive der Coaches ergeben sich für den Schritt eins zwei signifikante Veränderungen: die schwerfällige und unhandliche Unterscheidung zwischen den zwei Budgetaspekten «Grow the Business» (GTB) und «Run the Business» (RTB) wird den Teilnehmern in der zweiten Durchführung abgenommen. Ebenso werden zwei Wochen mehr Vorbereitungszeit bereitgestellt sowie mehr Fokus zum Epic-Inhalt verlangt.

Der zweite Schritt bringt ein zusätzliches Informations-Meeting für alle Value Streams. Ebenso wird die neue Konstellation der Value Stream Leads berücksichtigt; neu sind auch die Erdbeeren im Portfolio vertreten. Alle Value Stream Leads bereiten sich auf das Upfront-Meeting vor. Ziel ist es, durch Epic-Pitches mehr über die geplanten Epics zu erfahren, Kollaborationen zwischen den Value Streams initiieren zu können und damit bis zum Event mögliche Prioritäten und Kooperationen zu finden.

Die beiden Schritte drei und vier bleiben im Grundsatz bestehen. Neu erfährt der Event mehr Management-Aufmerksamkeit und Support. Das Management-Team wohnt dem Event als stiller Zuhörer bei. Die Budgetierung bleibt in der Verantwortung der Value Stream Leads.

Iterativ Lernen und Verbessern

Zwei der oben genannten vier Veränderungen von Version eins des partizipativen Budgetierens zur Version zwei sind organisatorischer Art:

Das Informations-Meeting wird genutzt, um in Ruhe die Epic-Kontext zu verstehen. Die verlängerte Timeline bringt Entspannung und fördert die kreative Zusammenarbeit. Neu hat der Partizipative Budgetierungsprozess eine Durchlaufzeit von vier Wochen. Das ist eine Verdoppelung, wobei jedoch die gemeinsam investierte Zeit (Meeting, Budgetierung) in etwas gleichbleibt.

Die erhaltene Management-Aufmerksamkeit verleiht der gewählten Methode Gewicht und Akzeptanz innerhalb der Organisation. Dank dem verstärkten Support gelingt es einfacher, über die Epics zu sprechen, und auch bei nicht beteiligten Zühlke-Kollegen Unterstützung und Interesse dafür zu finden.

Die anderen beiden Veränderungen sind prozessual und bestimmen den Verlauf des Events massgeblich:

Neu sind nicht nur die generelle Zühlke-Strategie, Ziele und OKRs massgeblich für die Epics, sondern auch die Business Hypothese des Epics unterliegt Richtlinien. Für die zweite Durchführung des Events wird dafür ein Schwellenwert beziehungsweise Signifikanzwert eingeführt; ein Epic soll nur in diesem Event besprochen werden, wenn es eine der drei Werte erfüllt

• Drei oder mehr Value Streams sind betroffen, oder
• Es handelt sich um eine potentielle «neue Frucht», oder
• Das Investment des MVP übersteigt einen vordefinierten Betrag

Damit wird sichergestellt, dass nur signifikante Epic-Pitches diskutiert werden. Andere Ideen und Vorschläge finden Platz in den individuellen Arbeiten der Value Streams.

Dafür braucht es die zweite Erneuerung in Bezug auf den Prozess und den Ablauf; neu ist der RTB-Anteil des Budgets nicht mehr Teil des Budgetierungs-Events, sondern wird vorab durch das Früchte-Komitee durch eine Zühlke-intern transparente, aber jedoch vertrauliche, Formel berechnet. Damit erhalten die individuellen Value Streams mehr Autonomie im Verwalten ihrer kleineren Vorhaben und Anliegen, und zugleich gewinnen die markanten grossen Epics  (GTB) an Aufmerksamkeit durch den nun ausschliesslichen ihnen gewidmeten Budgetierungs-Event. Das Gesamtbudget für den Event wird entsprechend um den vorher zugeteilten RTB-Anteil verringert.

Gemeinsam zum adaptierten Erfolgsrezept

Die angepassten Vorbereitungsmassnahmen zeigen schnell ihre Wirkung während dem Event. Die Value Stream Leads sind bestens vorbereitet und informiert über die zu besprechenden Epics. Die Pitches zu Anpassungen und Veränderungen der Epics läuft effizient ab und durch das Weglassen der RTB-Budgetierungsrunde können wertvolle 45 Minuten für das effektive Budgetieren der innovativen Neuleistungen investiert werden.

Der partizipative Budgetierungs-Prozess im Zühlke «Fruitmix»-Portfolio hat seit der initialen Idee einige Veränderungen erfahren. Gestartet mit der SAFe Variante des Partizipativen Budgetierens als Werkzeug bis hin zu den Lessons Learned der zweiten Durchführung; das Erfolgsrezept ist iteratives Verbessern hin zu einer immer mehr massgeschneiderten Lösung.

Daran wollen wir auch zukünftig arbeiten, und uns kontinuierlich verbessern. Dabei helfen insbesondere auch die guten Erkenntnisse aller Beteiligten, und der regelmässige Austausch zum Prozess. Knackpunkte für die dritte Durchführung können eine weitere verfeinerte Version des Epic Templates sein, oder das Einbringen der Mid-Term-Goals (MOALs) in die Epic-Bewertung. Die mittlerweile grosse Prozesserfahrung der Value Stream Leads ist ein zusätzlicher Gewinnpunkt, damit verschlankt sich der Prozess und macht die Abläufe flüssiger. Dieses Potenzial soll in einer nächsten Durchführung von partizipativem Budgetieren genutzt werden. Wir werden berichten!

*Die Zühlke Organisation, Investitionen, Personen, Portfolios und Angebote sind anonymisiert dargestellt. Zühlke mag Früchte, aber kümmert sich viel mehr mit Herzblut um Ihre digitalen Ideen.

Co-Autorin: Nadine Broghammer