Datenschutzinformationen für Bewerber- und Talentmanagement bei Zühlke

Zühlke beschäftigt Mitarbeitende in allen Bereichen der Gruppe. Um mehr über (potenzielle) Bewerber zu erfahren und neue Mitarbeitende für die Unternehmen der Gruppe einzustellen, ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich.

In der vorliegenden Datenschutzerklärung erläutern wir, die Unternehmen der Zühlke Gruppe (im Folgenden „Zühlke“, „wir“ bzw. „uns“), wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Bewerbern und Interessenten (d. h. potenziellen Bewerbern) auf unserem Recruitment-Portal Workday erfassen und anderweitig verarbeiten. Für Bewerbungen, die über die Website www.zuehlke.com eingehen, gelten darüber hinaus die entsprechenden Datenschutz- und Cookie-Richtlinien.

Diese Datenschutzerklärung wurde auf der Grundlage der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie unter Berücksichtigung der in den Regionen, in denen sich unsere Unternehmen befinden, geltenden Datenschutzgesetze erstellt. Der Einfachheit halber verweisen wir an einigen Stellen auf die Bestimmungen der DSGVO. Sofern Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO verarbeitet werden, finden diese Verweise keine Anwendung.

Zühlke verwendet Workday als konzernübergreifendes Human-Capital-Management-System (HCM-System; im Folgenden die „Plattform“). Über die Plattform können Personen, die sich für Zühlke als Arbeitgeber interessieren, ein Interessentenprofil erstellen, um sich auf offene Stellen bei Zühlke zu bewerben. Anhand der in dem Profil gespeicherten Informationen kann Zühlke die Eignung eines Interessent für offene Stellen bei Zühlke ermitteln und Informationen zu Stellenangeboten bei Zühlke und/oder allgemeine Informationen zu Zühlke als Arbeitgeber bereitstellen.

Darüber hinaus verwendet Zühlke die SaaS-Lösung Paradox, welche ein Add-on für die Plattform ist. In Paradox sind die folgenden Funktionen aktiviert: „Chat to apply“ (Bewerbung per Chat) und „Interview scheduling“ (Terminierung eines Vorstellungsgesprächs). „Chat to apply“ ermöglicht dem Bewerber und den Personalverantwortlichen bei Zühlke, miteinander zu chatten, Informationen auszutauschen und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erforderliche Dokumente per WhatsApp oder E-Mail hochzuladen. Die Bereitstellung und Pflege der integrierten WhatsApp-Funktionen ist Bestandteil des SaaS-Angebots von Paradox und liegt in dessen Verantwortungsbereich. „Interview scheduling“ ermöglicht die automatische Terminierung eines Vorstellungsgesprächs zwischen dem Bewerber und den für die Besetzung der jeweiligen Stelle zuständigen Zühlke Mitarbeitenden.

1. Name und Kontaktdaten des Datenverantwortlichen

Zühlke ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Die Verantwortung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten liegt bei demjenigen Unternehmen der Zühlke Gruppe, dass die Stellenausschreibung veröffentlicht hat und daher Ihre personenbezogenen Daten über seine Dienste oder seine Kommunikation mit Ihnen verarbeitet und die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung bestimmt. Die folgenden Unternehmen sind Teil der Zühlke Gruppe:

• Zühlke Engineering AG, Zürcherstrasse 39j, 8952 Schlieren, Schweiz
• Zühlke Ventures AG, Zürcherstrasse 39j, 8952 Schlieren, Schweiz
• Zühlke Engineering GmbH, Düsseldorfer Str. 38, 65760 Eschborn, Deutschland
• Zühlke Engineering (Austria) GmbH, Rivergate, Handelskai 92, 1200 Wien, Österreich
• Zuhlke Engineering Ltd, 45 Gresham Street, London, EC2V 7BG, Vereinigtes Königreich
• Zuhlke Engineering d.o.o., Bulevar Milutina Milankovića 1ž, 11070 Belgrad, Serbien
• Zuhlke Engineering Pte Ltd, 4 Battery Road #25-01, Bank of China Building, Singapur 049908
• Zuhlke Engineering Hong Kong Limited, Unit 304-7, 3/F, Laford Centre, 838 Lai Chi Kok Road, Cheung Sha Wan, Kowloon, Hongkong
• Zuhlke Engineering EOOD, 83 Nikola Gabrovski str., floor 5, 1700 Sofia, Bulgarien
• Zühlke Engineering Unipessoal Lda, Rua Júlio Dinis, nº 826
  4o 4050-322 Porto, Portugal
• Zuehlke Engineering Vietnam LLC, 2bis-4-6 Le Thanh Ton, Ben Nghe Ward, District 1, Ho-Chi-Minh-Stadt, Vietnam 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen

• Adresse: Zühlke Engineering AG, Zürcherstrasse 39J, 8952 Schlieren, Schweiz
• E-Mail: dataprotection@zuehlke.com.

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten:

1. Bei der Registrierung auf der Plattform

Wenn Sie sich auf unserer Plattform registrieren möchten, müssen Sie entsprechende Anmeldedaten für die Anmeldung in unserem Portal angeben. Diese Daten (E-Mail-Adresse und Passwort) werden von uns gespeichert.

2. Bewerberprofildaten

Wir speichern Daten, die Sie oder eine von Ihnen beauftragte Personalagentur in Ihrem Namen im Rahmen eines Bewerberprofils übermitteln. (Dazu zählen beispielsweise der Name, die Kontaktdaten einschließlich Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie weitere Informationen.) Außerdem bitten wir den Bewerber um Angaben zum Geschlecht, um den Erfolg unserer DE&I-Bemühungen zu messen. Diese Angaben sind jedoch völlig freiwillig.

3. Anmerkungen zu Bewerbern

Wir speichern alle zusätzlichen internen Anmerkungen, die Zühlke zu einem Bewerberprofil hinzufügt. Dies können beispielsweise Notizen aus Vorstellungsgesprächen oder telefonischen Vorauswahlgesprächen sein.

Zühlke verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Zur Nutzung von Bewerberinformationen (z. B. Kompetenzen, Berufserfahrung, Lebensläufe) für die interne Personalbesetzung, einschließlich der Planung und Zuweisung neuer Mitarbeitender zu Projekten nach Angebotsannahme, um unproduktive Zeit zu verkürzen und die Personalbeschaffung effizient zu gestalten;
• zur Weitergabe von Bewerberdaten an Kunden von Zühlke, vorausgesetzt Sie haben Ihre ausdrückliche und gesonderte Zustimmung zu einer solchen Weitergabe erteilt (z. B. zur Vorlage Ihres Lebenslaufs für eine Projektrolle);
• zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, insbesondere zur Prüfung von Bewerbungen, zur Kontaktaufnahme mit dem Bewerber sowie zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen, um Bewerber zu beurteilen und geeignete Bewerber auszuwählen;
• zur Verwaltung des Bewerbermanagements;
• zur Durchführung des Einstellungsverfahrens nach erfolgreicher Bewerbung, insbesondere in Bezug auf den Abschluss eines Arbeitsvertrags;
• zur Zusammenarbeit mit von Bewerber beauftragten Personalagenturen;
• für den sicheren und stabilen Betrieb der Plattform;
• zur Bereitstellung der von dem Nutzer aufgerufenen Plattforminhalte;
• zur Rückverfolgbarkeit von Änderungen an den im System gespeicherten Daten.

Zühlke verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage verschiedener Prinzipien:

• Zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Rechtsgrundlage gemäß DSGVO – wo zutreffend – ist Abschnitt 6 Abs. 1 b der Datenschutzgrundverordnung);
• zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Rechtsgrundlage gemäß DSGVO – wo zutreffend – ist Abschnitt 6 Abs. 1 c);
• basierend auf Ihrer ausdrücklichen Zustimmung (Rechtsgrundlage gemäß DSGVO – wo zutreffend – ist Abschnitt 6 Abs. 1 a);
• zur Wahrung der berechtigten Interessen von Zühlke (Rechtsgrundlage gemäß DSGVO – wo zutreffend – ist Abschnitt 6 Abs. 1 f).

Für interne Personalangelegenheiten (Zuweisung von Bewerbern / neuen Mitarbeitenden zu Projekten nach Angebotsannahme) ist die Rechtsgrundlage das berechtigte Interesse von Zühlke (Art. 6(1)(f) DSGVO), nämlich die effiziente Zuweisung von Ressourcen und die Projektplanung.

Für die Weitergabe von Bewerberdaten an Kunden von Zühlke in identifizierbarer Form (z. B. Lebenslauf mit Name) ist die Rechtsgrundlage Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6(1)(a) DSGVO). Diese Einwilligung ist freiwillig, klar von der allgemeinen Einwilligung für die Einstellung getrennt und keine Voraussetzung für das Einreichen einer Bewerbung.

Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den entsprechenden oben genannten Ansprechpartner.

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Cookie / andere Tracking-Tool Name: __Secure-3PSID

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• Adresse (HQ): 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, California 94043, United States

Cookie / andere Tracking-Tool Name: __Secure-1PSIDCC

• Kategorie: Targeting- oder Werbe-Cookie
• Dauer der Speicherung: 7 Monate
• Drittanbieter-Cookie oder eigener Cookie: Drittanbieter-Cookie, Google Privacy Policy
• Datenübermittlung in ein Drittland: Ja, möglicherweise USA
• Beschreibung: The __Secure-1PSIDCC cookie is used for security purposes to protect users' data and ensure secure user authentication.
• Adresse (HQ): 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, California 94043, United States

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• Kategorie: Targeting- oder Werbe-Cookie
• Dauer der Speicherung: Ein paar Sekunden
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• Adresse (HQ): 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, California 94043, United States

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• Dauer der Speicherung: 1 Jahr
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•  Kategorie: Funktionaler Cookie
• Dauer der Speicherung: 1 Jahr
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•  Kategorie: Funktionaler Cookie
• Dauer der Speicherung: 1 Jahr
• Drittanbieter-Cookie oder eigener Cookie: eigener Cookie
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• Beschreibung: The wday_vps_cookie is used by Workday to manage and maintain user sessions within their platform.It helps ensure that user sessions are handled efficiently, providing a seamless and secure user experience.

Cookie / andere Tracking-Tool Name: CALYPSO_CSRF_TOKEN

•  Kategorie: Funktionaler Cookie
• Dauer der Speicherung: 1 Jahr
• Drittanbieter-Cookie oder eigener Cookie: eigener Cookie
• Datenübermittlung in ein Drittland: nein
• Beschreibung: The CALYPSO_CSRF_TOKEN cookie is used to store a CSRF token, a unique secret value that is sent with each request to the server to ensure that the request comes from a legitimate source.

Cookie / andere Tracking-Tool Name: _cfuvid

•  Kategorie: Funktionaler Cookie
• Dauer der Speicherung: 1 Jahr
• Drittanbieter-Cookie oder eigener Cookie: eigener Cookie
• Datenübermittlung in ein Drittland: nein
• Beschreibung: The _cfuvid cookie is used by Cloudflare to identify trusted web traffic.It helps to enhance security and performance by distinguishing between legitimate users and malicious actors.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookie-Banner auf unserem Karriereportal ändern. Bitte beachten Sie, dass essenzielle Cookies nicht deaktiviert werden können, da sie für das Funktionieren der Website notwendig sind.

Sie können bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten ausüben. Insbesondere stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft darüber, ob und welche Daten wir zu Ihrer Person verarbeiten;
• das Recht, von uns zu verlangen, bestimmte personenbezogene Daten in einem gebräuchlichen elektronischen Format bereitzustellen oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln;
• das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten, sofern diese Fehler enthalten;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit, d.h. von uns zu verlangen, bestimmte personenbezogene Daten in einem gebräuchlichen, strukturierten, maschinenlesbaren, elektronischen Format bereitzustellen oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern technisch möglich;
• das Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern dem keine Aufbewahrungspflichten oder Zurückbehaltungsrechte entgegenstehen;
• das Recht auf Widerspruch: Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einem berechtigten Interesse unsererseits beruht, können Sie der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen. Dies gilt jedoch nur in besonderen Situationen, in denen Ihre persönlichen Interessen im Widerspruch zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Bitte beachten Sie außerdem, dass wir uns das Recht vorbehalten, zwingende, übergreifende Interessen unsererseits durchzusetzen. Die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund anderer rechtlicher Grundlagen bleibt von einem solchen Widerspruch unberührt.
• das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns auf Ihrer Einwilligung beruht;
• das Recht, auf Anfrage weitere Informationen, die zur Ausübung dieser Rechte erforderlich sind, zu erhalten; sowie
• das Recht, eine Beschwerde bei den zuständigen Aufsichtsbehörden einzureichen, und zwar in dem EU-/EWR-Mitgliedstaat, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, in dem Sie arbeiten oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat.

Sie können sämtliche Anfragen betreffend die Ausübung Ihrer Rechte direkt an den Verantwortlichen senden (die zugehörigen Kontaktangaben finden Sie in Abschnitt III). Es entstehen Ihnen keinerlei Nachteile, wenn Sie Ihre Datenschutzrechte wahrnehmen. Es fallen in diesem Zusammenhang keine Kosten an. Anfragen werden von uns so schnell wie möglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Erhalt, bearbeitet.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten ins Ausland übermittelt werden, beschränkt sich dies auf Länder, die über anerkannte gleichwertige Datenschutzstandards verfügen oder entsprechende Garantien abgegeben haben.

Sie sollten davon ausgehen, dass Ihre Daten in alle Länder übermittelt werden, in denen die Zühlke Gruppe durch ihr zugehörige Unternehmen vertreten ist (siehe Abschnitt II), sowie in weitere Länder in Europa und den USA, in denen die von uns verwendeten Dienstleister ansässig sind (siehe Abschnitt X). Für den Fall, dass wir personenbezogene Daten aus der EU an Unternehmen der Zühlke Gruppe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur dann, wenn die zuständigen Behörden bestätigt haben, dass das betreffende Drittland über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügt, oder wenn Standarddatenschutzklauseln vorhanden sind.

Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den entsprechenden oben genannten Ansprechpartner (siehe Abschnitt III. 2.).

Ihre personenbezogenen Daten werden dort verarbeitet, wo sich die Unternehmen von Zühlke befinden.  Wenn Dritte als zusätzliche Parteien (Verarbeiter) an der Verarbeitung beteiligt sind, beispielsweise im Zusammenhang mit kommerziellen Verwaltungsdienstleistungen oder IT-Services (innerhalb der Zühlke Gruppe oder im Falle externer IT-Dienstleister), erfolgt die Verarbeitung wahrscheinlich außerhalb der Zühlke Standorte. Dies kann in der Schweiz, im Vereinigten Königreich, in der EU oder in Drittländern sein.

Tools von Drittanbietern, die ihren Sitz in Drittländern haben, z. B. in den USA, können in unser IT-Ökosystem integriert oder zur Erbringung von Dienstleistungen herangezogen werden. Sind diese Tools aktiviert, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an die Server der betreffenden Unternehmen übermittelt. Alle verarbeiteten personenbezogenen Daten werden jedoch in einer europäischen Cloud gespeichert.

Wir unterziehen alle zusätzlichen Parteien einer Vielzahl von Prüfungen (in Bezug auf Datenschutz, Datensicherheit, IT- und rechtliche Aspekte) und schließen entsprechende Datenschutzverträge ab, einschließlich aktueller EU-Standardvertragsklauseln, bevor wir die Dienste von Drittanbietern in Anspruch nehmen. US-Unternehmen überprüfen wir außerdem daraufhin, ob sie am Privacy Framework-Programm teilnehmen.

Wir verwenden die folgenden Hauptanbieter:

• Workday-Software von Workday, 6110 Stoneridge Mall Road, Pleasanton, CA 94588, USA
• Paradox, Paradox, Inc., ein Delaware-Unternehmen mit Sitz in 6330 E. Thomas Rd., Suite #200, Scottsdale, AZ 85251, USA.
• Sofern der Bewerber danach fragt (freiwillig, da nicht erforderlich): WhatsApp Ireland Ltd, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Nachstehend finden Sie weitere Informationen zu den verwendeten Drittanbietern:

• Workday
• Paradox
• WhatsApp

Für weitere Einzelheiten können Sie sich jederzeit an den Verantwortlichen wenden (siehe Abschnitt III).

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten ab dem Zeitpunkt, ab dem der Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben ist. Im Falle eines Widerspruchs gegen eine auf einem berechtigten Interesse oder einer Einwilligung beruhende Verarbeitung löschen wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt, sofern nicht weiterhin eine Erlaubnis zur Verarbeitung vorliegt, z. B. im Falle gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, eines berechtigten Interesses zur Durchsetzung eigener Rechtspositionen etc. Nachstehend finden Sie die Vorschriften für die verschiedenen Anwendungsfälle im Detail.

Wenn der Nutzer die Löschung seines Bewerberprofils verlangt und keine Bewerbung vorliegt, werden die Daten gelöscht. Andernfalls werden die Daten des Bewerberprofils für einen begrenzten Zeitraum ab dem Datum der letzten Bewerbung gespeichert (siehe A): 

• Deutschland, Österreich und Bulgarien: 6 Monate;
• Schweiz, Serbien, Vereinigtes Königreich, Singapur, Hongkong und Vietnam: 12 Monate;
• Portugal: 5 Jahre nach Beendigung des Einstellungsverfahrens für die Stelle, auf die sich der Bewerber beworben hat. Im Falle der Einleitung eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens durch die Behörden können die Daten bis zum Abschluss dieses Verfahrens aufbewahrt werden, sofern dies für die Verteidigung des Unternehmens erforderlich ist.

Wenn der Nutzer sein Interessentenprofil löschen möchte, muss er die Löschung der Daten beantragen.  Andernfalls werden die Daten des Bewerberprofils für einen begrenzten Zeitraum ab dem Zeitpunkt der letzten Anmeldung bei der Plattform gespeichert (siehe B):

• Schweiz, Deutschland, Österreich, Vereinigtes Königreich, Serbien und Portugal: 24 Monate;
• Bulgarien, Singapur, Hongkong und Vietnam: 36 Monate;

1. Bewerberprofildaten

Wir speichern Daten, die der Bewerber selbst oder vom Bewerber dahingehend beauftragte Personalvermittler in einem Bewerberprofil angeben.

Wenn ein Bewerber erfolgreich ist, übertragen wir die Daten in unser HCM-System.

Wenn ein Bewerber seine Bewerbung zurückzieht oder die Bewerbung nicht erfolgreich ist, speichern wir die Daten für den begrenzten Zeitraum, der unbedingt erforderlich ist, um den örtlichen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder um mögliche Forderungen abzuwehren:

• Bulgarien, Deutschland und Österreich: 6 Monate (wenn die Daten von einem Personalvermittler übermittelt wurden, speichern wir die Daten weitere 12 Monate);
• Schweiz, Vereinigtes Königreich, Serbien, Singapur, Hongkong und Vietnam: 12 Monate;
• Portugal: 5 Jahre nach Beendigung des Einstellungsverfahrens für die Stelle, auf die sich der Bewerber beworben hat. Im Falle der Einleitung eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens durch die Behörden können die Daten bis zum Abschluss dieses Verfahrens aufbewahrt werden, sofern dies für die Verteidigung des Unternehmens erforderlich ist.
   

2. Interessentenprofildaten

Wir speichern Daten, die der Interessent selbst oder vom Interessenten dahingehend beauftragte Personalvermittler in einem Interessentenprofil angeben. 

Wenn ein Nutzer der Plattform die Löschung seines Interessentenprofils wünscht, werden die Daten gelöscht. Andernfalls werden die Daten für einen bestimmten Zeitraum ab dem Zeitpunkt der letzten Anmeldung bei der Plattform gespeichert:

• Schweiz, Deutschland, Österreich, Vereinigtes Königreich, Serbien und Portugal: 24 Monate;
• Singapur, Hongkong und Vietnam: 36 Monate;

Anmerkungen zu Bewerbern

Wir speichern alle zusätzlichen internen Anmerkungen, die Zühlke zu einem Bewerberprofil hinzufügt. Hierbei handelt es sich um Notizen aus Vorstellungsgesprächen. Diese internen Kommentare sind für die Bewerber auf der Plattform nicht sichtbar.

Wenn ein Bewerber erfolgreich ist, übertragen wir die Daten in die Personalakte.

Wenn ein Bewerber seine Bewerbung zurückzieht oder die Bewerbung nicht erfolgreich ist, speichern wir die Daten für einen bestimmten Zeitraum:

• Deutschland und Österreich: 6 Monate (wenn die Daten von einem Personalvermittler übermittelt wurden, speichern wir die Daten 12 Monate);
• Schweiz, Serbien, Hongkong, Singapur, Vietnam und Vereinigtes Königreich: 12 Monate;
• Bulgarien: 36 Monate;
• Portugal: 5 Jahre nach Beendigung des Einstellungsverfahrens für die Stelle, auf die sich der Bewerber beworben hat. Im Falle der Einleitung eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens durch die Behörden können die Daten bis zum Abschluss dieses Verfahrens aufbewahrt werden, sofern dies für die Verteidigung des Unternehmens erforderlich ist.

Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfrist werden die personenbezogenen Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und wurde zuletzt am 05/09/2025 aktualisiert.

Im Zuge der Weiterentwicklung unserer Plattform oder der oben genannten Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Bestimmungen können Änderungen an dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden. Die aktuelle Datenschutzerklärung ist jederzeit auf unserer Plattform einsehbar.