• Excel-Tabellen sind eine der Hauptursachen für Betriebsstörungen.

• Verlust, Korruption, Probleme mit der Versionskontrolle und die technischen Beschränkungen von Excel schränken die Produktivität ein und verschwenden Budget

• Das Ersetzen von Excel durch echte Tools muss eine strategische Priorität sein, damit Ihr Unternehmen seine Daten besser nutzen kann

Als die britische Regierung verkündete, dass durch einen technischen Fehler 16 000 COVID-Infektionen übersehen wurden, war der Aufschrei in der Öffentlichkeit zurecht groß. Aber dies ist nur ein aktuelles Beispiel für eine ganze Reihe von Fällen, in denen Excel die Schwachstelle darstellte, an der wichtige Geschäftsprozesse scheiterten.

Die britische Regierung bekam im Hinblick auf ihre Versuche zur Eindämmung von COVID-19 einen heftigen Dämpfer verpasst. Als die offiziellen Infektionszahlen korrigiert werden mussten, kamen auf einen Schlag 16 000 Fälle hinzu – alles nur wegen eines „technischen Fehlers“.

Schnell stellte sich heraus, welcher elementare Fauxpas zu der Falschzählung geführt hatte: Die Verantwortlichen hatten für die Erfassung und Nachverfolgung der Infektionszahlen veraltete Excel-Vorlagen mit der Dateiendung XLS verwendet. Im Zuge der steigenden Infektionszahlen in Großbritannien stießen die veralteten Formatvorlagen an ihre Grenzen. Mit dem Erreichen der maximal möglichen Zeilenanzahl wurden keine neuen Daten mehr erfasst.

Viele IT-Experten und Regierungsmitglieder kritisierten, dass für die wichtige Aufgabe der Infektionsnachverfolgung überhaupt ein Programm wie Excel verwendet wurde. Doch bei aller Empörung – dieses Problem wiederholt sich Jahr für Jahr in öffentlichen und privaten Organisationen.

Die britische Energieregulierungsbehörde Ofgem befand sich in einer ähnlichen Situation. Mit einer einzigen Excel-Tabelle versuchte die Organisation, den Überblick über eine 80 Milliarden Pfund schwere Branche zu behalten. Es war nur eine Frage der Zeit, bis der Behörde das Dokument mit 250 Arbeitsblättern à 1 Million Zeilen um die Ohren fliegen würde. Zudem gab es nur eine minimale Versionskontrolle – das Dokument wurde ständig per E-Mail zwischen 900 Mitarbeitern hin und her geschickt.

Letztendlich erkannte das Management, dass die Excel-Datei eine der Hauptursachen für Betriebsstörungen war. Dateiverluste und -beschädigungen, Probleme mit der Versionskontrolle und die technischen Einschränkungen von Excel drückten die Produktivität und verursachten unnötige Kosten.

Als die Geschäftsleitung beschloss, die Tabellenkalkulation durch eine geeignete Datenplattform zu ersetzen, konnten sämtliche Probleme behoben werden. Tatsächlich dient Ofgem heute als Vorbild für andere Regierungsbehörden. Warum also halten andere Behörden an Excel fest, obwohl bekannt ist, dass das Programm für Prozesse auf Unternehmensebene ungeeignet ist?

Viele Regierungsbehörden verlassen sich für ihre kritischen Betriebsprozesse überwiegend auf Excel. Und vielen ist nicht bewusst, dass sie auf einer tickenden Zeitbombe sitzen.

Die Tatsache, dass es bisher schon immer irgendwie funktioniert hat, schafft ein falsches Gefühl der Sicherheit. In Wirklichkeit sind diese operativen Prozesse instabil und können jeden Moment zusammenbrechen. Erste Warnzeichen gibt es – man muss nur hinsehen (die meisten Entscheidungsträger sehen aber lieber weg).

Komplexität

Der große Funktionsumfang von Excel ist unbestritten. Aber das ist nicht immer ein Vorteil. Grundsätzlich bieten Pivot-Tabellen und Verweisfunktionen eine großartige Möglichkeit, Daten aus anderen Tabellenkalkulationen oder Datenbanken zu extrahieren und zu bearbeiten. Aber das hat seinen Preis: Ineffizienz. Je komplexer die Tabellenkalkulation ist, desto wahrscheinlicher ist ein Absturz. Dies hätte nicht nur potenzielle Datenverluste und Dateibeschädigungen zur Folge, sondern auch eine Blamage in der Öffentlichkeit. Wer will schon die nächste Regierungsbehörde sein, die ein derartiges (vermeidbares) Desaster ereilt?

Wissen kann abwandern

Komplexe Tabellenkalkulationen werden in der Regel von einem Teammitglied erstellt. Die Daten werden in Silos verarbeitet und die von der Tabellenkalkulation angewendeten Berechnungen werden nicht in Excel dokumentiert. Was aber geschieht, wenn die betreffende Person versetzt wird, kündigt oder in den Ruhestand geht? Jemand wird die Tabellenkalkulation rückentwickeln müssen. Ein unternehmensweites IT-System sammelt nicht nur Daten und führt Berechnungen durch – es ermöglicht auch die Dokumentation sämtlicher Bearbeitungsvorgänge. So wird das Risiko minimiert, das mit dem Ausscheiden Ihres Datenspezialisten einhergeht.

Katastrophale Betriebsausfälle

Excel ist kein unternehmenstaugliches Datenverarbeitungsprogramm und daher für solche Einsätze nicht geeignet. Der Zusammenbruch des Systems ist nahezu unausweichlich. Im Fall des COVID-Reporting-Tools war eine technische Grenze erreicht. Eine weitere häufige Fehlerursache ist, dass Daten überschrieben werden oder gleich die ganze Datei versehentlich gelöscht wird. Eine Tabellenkalkulationsdatei ist für Unternehmensabläufe einfach zu fehleranfällig.

Abgesehen von Zelltypen bietet Excel kaum Möglichkeiten zur Datenüberprüfung. Benutzer können demnach falsche Daten eingeben (und tun dies auch). Da es keine Änderungskontrolle über die Bearbeitung von Daten gibt, kennt niemand die ganze Wahrheit. Und nach einer Weile weiß niemand mehr, ob die Daten überhaupt noch korrekt sind. Stellen Sie sich vor, Sie wären der Minister, der die Datenqualität vor einem Untersuchungsausschuss verteidigen muss – ohne dass irgendjemand aus Ihrer Abteilung überprüfen kann, ob die Daten wirklich stimmen

Im Kern dieser Probleme steht die Verwendung von Excel-Tabellen für geschäftskritische Vorgänge. Wie kam es dazu? Weil für geschäftskritische Vorgänge anstelle professioneller Enterprise-Tools einfach nur Excel eingesetzt wurde.

Behörden (und alle anderen Organisationen und Unternehmen, die denselben Fehler begehen) steuern auf eine Katastrophe zu, wenn sie von ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie Datentransformationen und -analysen mit den falschen Tools durchführen. Excel mag für Datenbegeisterte seinen Zweck erfüllen. Aber wenn Sie lebensverändernde strategische Entscheidungen treffen, müssen Sie unternehmenstaugliche Tools verwenden.

Excel ist ein ausgezeichnetes Programm, mit dem viele Anwender in der Lage sind, schnell Ergebnisse zu erzielen. Damit sich ein Vorfall wie der mit der COVID-Tabelle nicht wiederholt, sollten Sie Excel ausschließlich für das Prototyping einsetzen. Definieren Sie, was Ihr neues System können muss, und lassen Sie dann Ihre IT-Abteilung das passende Unternehmensdaten-Tool spezifizieren.

Manager und Entscheidungsträger müssen die Kontrolle über ihre Daten zurückgewinnen. Anderenfalls riskieren sie eine mögliche Katastrophe. Machen Sie den Einsatz eines echten Unternehmensdaten-Tools als Ersatz für Excel zur strategischen Priorität. Ihr Unternehmen wird Daten auf diese Weise besser nutzen können – und Sie ersparen sich peinliche Schlagzeilen.

Jede Regierung sollte das COVID-Excel-Debakel zum Anlass nehmen, um die eigenen Geschäftsprozesse zu überprüfen und zu erkennen, wo die übermäßige Abhängigkeit von Excel ein Problem darstellt. Jede geschäftskritische Aktivität, die mit Excel (oder einem anderen Privatanwenderprogramm) ausgeführt wird, stellt ein Risiko dar. Hier sind präzise automatisierte Lösungen gefragt.