Dürfen wir vorstellen? Kuan Lin und Hayden: Gestalterin und Teilnehmer des einwöchigen Onboarding-Programms von Zühlke.

Als People Operations Coordinator arbeitete Kuan Lin mit dem People and Culture Team in Singapur, Hongkong und Vietnam zusammen, um ein neues, wegweisendes Onboarding-Programm zu entwickeln. Wie sie erklärt, kam die Anregung für das Programm von den neuen Mitarbeitenden selbst.

„Zuvor war das Onboardingprogramm in einzelne Blöcke aufgeteilt, die innerhalb der ersten Monate stattfanden. Wir haben von unseren Kolleginnen und Kollegen das Feedback erhalten, dass der Zeitabstand zwischen den Sessions dadurch zu groß sei. Außerdem wurden klarere Informationen über die einzelnen Geschäftsbereiche gewünscht. Deshalb haben wir eine spannende, ganzheitliche Onboarding-Woche konzipiert, in der unsere neuen Mitarbeitenden erfahren, wer wir sind, was wir tun und auf welche Weise wir das tun.“

Im Folgenden berichtet Kuan Lin über das Programm, und wir erfahren, wie Hayden als Neueinsteiger das Programm erlebt hat.

Wie muss man sich das die Onboarding-Woche vorstellen?

Für das People & Culture Team musste ein ganzheitliches Onboarding-Programm vier wesentliche Aspekte abdecken: berufliche, kulturelle und persönliche Vorbereitung sowie Raum zur Fokussierung – also noch keine Projekte für Kunden.

„Wir wollten einen Perspektivwechsel herbeiführen: weg von dem, was Zühlke von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erwartet, und hin zu dem, was notwendig ist, damit sich diese voll in unsere Gemeinschaft integriert fühlen. Das einwöchige Programm, das wir zu diesem Zweck entwickelt haben, beinhaltet keine Arbeit für Kunden. Es kombiniert vielmehr Sessions zur Vorbereitung auf die verschiedenen Aufgaben, für die persönliche Integration sowie einer Schulung in kultureller Sensibilität.

Es umfasst außerdem Sessions mit den Leads unserer verschiedenen Geschäftsbereiche und konkrete Informationen über die Arbeit bei Zühlke. Dazu kommen Lunch-Veranstaltungen, bei denen neue Mitarbeitende und Mitglieder des Managements sich kennenlernen, sowie unser neuestes Onboarding Element namens „Coffee & Cake“ – also Zusammensitzen bei Kaffee und Kuchen, bei dem wir um Rückmeldung zur Onboarding-Woche bitten.“

Hier ein Überblick über einige der Sessions (nicht vollständig):

• Mittagessen an Tag eins mit dem zugewiesenen „Buddy“ (einer Person, die im selben Team oder Projekt arbeitet)
• „Zühlke Einmaleins“: die Geschichte des Unternehmens und kulturelle Aspekte für Singapur und die Standorte weltweit
• Sessions mit dem Leadership Team über die Funktionsweise von Zühlke als Unternehmen
• Aus- oder Weiterbildung in agilen Methoden
• Eine Einführung in das „Empower and Engage“-Modell, bei dem die Mitarbeitenden ihre Entwicklungsziele festlegen und die Fähigkeiten definieren, die sie erwerben möchten
• Meetings mit dem Business Development Team - um den Markt zu verstehen, in dem Zühlke tätig ist
• Onboarding-Quiz und kleine Abschlussparty am Ende der Woche

Warum ist ein umfassendes Onboarding wichtig für Zühlke?

Ein ganzheitliches Onboarding-Konzept ist für Kuan Lin und ihr Team vor dem Hintergrund der kollaborativen Kultur bei Zühlke entscheidend.

„Wenn man in einem kollaborativen und agilen Umfeld arbeitet, muss sich jeder und jede wohlfühlen und eigene Ideen einbringen können. Wir sind ein sehr vielfältiges und multikulturelles Unternehmen – es ist wichtig, dass neue Mitarbeitende sich dessen bewusst sind und darauf vorbereitet werden. Auch arbeiten wir sehr eng mit unseren Kunden zusammen, das heißt unsere Mitarbeitenden verbringen viel Zeit außerhalb der Zühlke-Offices. Da ist es extrem wichtig, dass ihr Zugehörigkeitsgefühl zu uns stark ist. Außerdem möchten wir unsere Mitarbeitenden befähigen, „Kulturträger“ für Zühlke zu sein und unsere Werte bei der Arbeit mit den Kunden zu repräsentieren.“

Wie ist es, an der Onboarding-Woche teilzunehmen?

Hayden Carson arbeitet seit Februar 2022 als Software Engineer bei Zühlke in Singapur. Trotz einer Verzögerung seines Umzugs von Australien nach Singapur durch COVID-19 zieht Hayden eine äußerst positive Bilanz seiner Erfahrungen mit dem Onboarding-Programm.

„Es war das erste Mal, dass ich in Singapur gearbeitet habe – ich bin für diese Stelle aus hierhergezogen. Für mich begann das Onboarding daher sogar lange vor dem einwöchigen Programm. Das People & Culture Team hat sich ganz fantastisch darum gekümmert, dass ich trotz der Pandemie alles hatte, was ich bei meiner Ankunft brauchte. Die Woche selbst war einfach großartig. Ich habe mich wirklich gleich wie ein Mitglied der Zühlke-Familie gefühlt und viel über die kulturellen Aspekte der Arbeit in Singapur gelernt. Ich bekam die Zeit und die Gelegenheit, um zu lernen, was Zühlke Asien so besonders macht, was von mir erwartet wird und wie ich es umsetzen kann.“

Was hat Dich in dieser Woche am meisten überrascht?

Obwohl Hayden durch unsere Onboarding-Broschüre schon gut wusste, was er von der bevorstehenden Woche erwarten durfte, war er doch beeindruckt von der Aufmerksamkeit und dem Interesse, das er erfuhr.

„Es hat alle meine Erwartungen übertroffen. Leadership Mitglieder bei Zühlke scheuen keinen Aufwand, um Dich kennenzulernen und nehmen sich jeden Monat erneut Zeit für das Onboarding. Besonders die Session mit Philippe Arm hat mir sehr gut gefallen. Philippe hat über 35 Jahre bei Zühlke gearbeitet und unterbricht seinen Ruhestand immer wieder, um über verschiedene Zühlke Standorte hinweg in Onboardingsessions die Geschichte des Unternehmens zu teilen. Ich fand die Veranstaltung überaus ansprechend und informativ. Die Kolleginnen und Kollegen lieben ihre Arbeit hier und stecken einen mit ihrer Leidenschaft an.

Auch ist das einwöchige Programm längst nicht alles, was Du hier an Onboarding geboten bekommst. Es finden weitere Lunch-Veranstaltungen statt, bei denen die Neuen Mitglieder des Leadership Teams kennenlernen und ihre Kontakte zu ihnen pflegen können.“

Wie geht es mit dem Programm weiter?

Kuan Lin macht bewusst, dass das ganzheitliche Onboarding-Programm ständig weiterentwickelt werden muss, um für die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von maximalem Nutzen zu sein.

„Wir müssen unsere Onboarding-Veranstaltungen immer weiter verbessern. Deshalb holen wir schon während der Onboarding-Woche eine Rückmeldung von Teilnehmenden wie Hayden ein. Dann treffen wir uns im Team und diskutieren über Verbesserungsmöglichkeiten und über das erhaltene Feedback. Wir bewerten die Struktur unseres Programms und nehmen gegebenenfalls Anpassungen vor.“

Und Hayden freut sich, selbst zum Erfolg des Onboarding-Programms beizutragen.

„Ich freue mich, das Programm von der anderen Seite kennenzulernen und neuen Kolleginnen und Kollegen dieselbe Großzügigkeit und Geduld entgegenbringen und dazu beitragen kann, dass die Zühlke-Familie weiterwächst.“