Tech Talks: 7 Dinge, die ich als Projektleiterin in einem Großunternehmen gelernt habe

In unserer Blog-Serie «Tech Talks» widmen wir uns klar und stilvoll neuesten Trends und Entwicklungen, um die Fachwelt zu vernetzen und die gesamte Branche voranzubringen.

Wie sieht die Zukunft im Projektmanagement in einem sich ständig ändernden Geschäftsumfeld aus? Was macht eine moderne Projektleitung aus, und was muss diese vor allem lernen, um in ihrem Job zu glänzen? Gönn dir einen Kaffee, schalte entspannende Musik ein, und erlebe mit uns Folge 1 der «Tech Talks», in der Sofija Dončevski wertvolle Tipps und Tricks vermittelt, die sie als Projektleiterin bei Zühlke gelernt hat.

Braucht es künftig noch Projektleiter und Projektleiterinnen?

In der Vergangenheit war der Projektleiter jemand, der allein für den Erfolg eines Projekts verantwortlich war. In einem traditionellen System mit linearen Abläufen, dem sogenannten Wasserfallmodell, war auch die Funktion des Projektleiters zentralisiert.

Im Laufe der Zeit begannen die Unternehmen aber, zur neueren Agile-Methodik überzugehen. Im Zuge dessen musste sich die Projektleitung neu erfinden. Ich finde es interessant, dass die Funktion des Projektleiters in der Agile-Methodik gar nicht definiert ist. So landete ich in einer Situation, in der ich mich fragte, was eigentlich meine Funktion war und wie ich mich weiterentwickeln konnte. Das war eine der größten Herausforderungen.

Wodurch zeichnet sich nun eine moderne Projektleitung aus?

Im Rahmen der Agile-Methodik wird die Verantwortung für den Projekterfolg vom Team gemeinsam getragen, so ähnlich, wie wir es bei Scrum sehen. Wenn Unternehmen dieses System einführen, versuchen sie gewöhnlich als Erstes, den Projektleiter in eine der drei im Scrum-Konzept vorhandenen Rollen zu pressen.

1. Produktverantwortlicher (Product Owner)
2. Scrum-Master
3. Entwicklungsteam

Der Projektleiter hat üblicherweise folgende Verantwortlichkeiten:

• Arbeitsumfang
• ROI
• Budget
• Projektzeitplan
• Risikomanagement
• Festlegen der Richtung für das Entwicklungsteam usw.

Wie man sieht, sind das nicht die typischen Verantwortlichkeiten eines Scrum Masters. Man könnte sogar sagen, dass diese Punkte eher den Aufgaben des Produktverantwortlichen entsprechen. Ein guter Projektleiter stellt fest, dass die anderen Funktionen diese Verantwortlichkeiten nicht abdecken, springt ein und unterstützt das Team.

Der Kunde hat immer noch das letzte Wort, oder?

Das macht die Theorie aber nicht überflüssig. Für einige Unternehmen funktioniert sie sogar sehr gut. Das heisst jedoch nicht, dass das in jedem Umfeld der Fall ist. Hier muss jedes Unternehmen selbst festlegen, was es braucht, und entsprechende Anpassungen vornehmen.  Wichtig ist noch zu erwähnen, dass die Unternehmen nicht allein entscheiden. Da ist ja auch noch der Kunde.

Nicht alle Kunden sind mit der Agile-Methodik vertraut. Viele nutzen immer noch lieber das Wasserfallmodell. Sie fühlen sich sicherer mit der klar definierten Rolle des Projektleiters im Projektteam, da sie es gewohnt sind, eine zentrale Anlaufstelle zu haben, mit der sie kommunizieren, den Gesamtfortschritt besprechen und Anliegen diskutieren können. 

Unsere Lösung dafür ist recht einfach: Wir schreiben alle Kompetenzen auf, die wir brauchen, um ein Projekt zum Erfolg zu führen, und wir erörtern, wer sich wie einbringen und welchen Teil übernehmen kann. So werden die Aufgaben verteilt, und jedem Teammitglied sowie dem Projektleiter werden bestimmte Verantwortlichkeiten zugeschrieben.

Die Welt verändert sich so wie auch das Arbeitsumfeld. In diesem Zuge muss auch die Funktion des Projektleiters angepasst werden. Was sie umfasst, hängt auch vom Reifegrad des Teams ab. Teams mit vielen erfahrenen Mitgliedern oder Teams, die die Zusammenarbeit gewohnt sind, haben oft weniger Mühe damit, sich selbst zu verwalten. Sie brauchen dabei kaum Unterstützung. Manchmal besteht ein Team aber größtenteils aus weniger erfahrenen Kollegen.  Für sie ist alles neu und externe Unterstützung äußerst wertvoll. Hier kann der PM viel beitragen.

Wer hat jetzt die Projektverantwortung?

Was uns an der Agile-Methodik gefällt, ist die Verteilung der Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams. Nehmen wir zum Beispiel die Kommunikation mit dem Kunden: Entwicklungsteam, Scrum-Master und Produktverantwortlicher können und sollen alle direkt mit den unterschiedlichen Stakeholdern auf Kundenseite kommunizieren. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es leicht zu Missverständnissen kommen kann, wenn zu viele Kommunikationskanäle genutzt werden, deshalb müssen wir sicherstellen, dass das gesamte Team am selben Strang zieht.

Wir stellen aber fest, dass nicht jeder sich wohl dabei fühlt, die Verantwortung für das Projekt dem gesamten Team zu übertragen. Gerade jüngeren Mitgliedern liegt es oft nicht, an Projektteilen zu arbeiten, die nicht ihrem Fachbereich entsprechen. Das ist verständlich. Ihnen fällt es deutlich leichter, sich auf ihren eigenen Funktionsbereich zu konzentrieren. Solche Situationen erkennt man sehr oft, wenn anstatt funktioneller Arbeitsergebnisse Nutzer-Storys präsentiert werden (horizontal aufgegliederte Storys). Wir sollten sie aber dazu ermutigen, sich auch in anderen Feldern einzubringen und das Projekt als Ganzes zu betrachten. Daran können sie wirklich wachsen und sich entwickeln.

Wir wollen unsere Kollegen darin bestärken, nicht nur für ihren eigenen Arbeitsbereich Verantwortung zu übernehmen, sondern für das Gesamtprojekt. So können wir am meisten aus dem Projektteam herausholen, und jeder kann seinen Beitrag leisten.

Eine Herausforderung, der sich jeder Projektmanager stellen sollte

Für mich sind die schwierigsten Projekte jene, die durch die Projektbeteiligten verkompliziert werden. Wenn es einem alle Beteiligten leicht machen, läuft auch das Projekt besser. Ein guter Projektleiter sollte aber in der Lage sein, mit unterschiedlichen Persönlichkeiten zusammenzuarbeiten und sich auf sie einzustellen.

Als Projektleiter müssen wir sicherstellen, dass das Team zufrieden und motiviert ist, was auch bedeutet, dass wir eine gute Stimmung im Team schaffen und herausfinden müssen, was jedes einzelne Teammitglied motiviert. Manchmal bedeutet das, ihnen Aufgaben zuzuweisen, die sie mit Sinn erfüllen, manchmal auch nur, ihnen bei der Lösung einiger operativer Probleme zu helfen, mit denen sie im Tagesgeschäft zu kämpfen haben.

Auch wenn der Projektleiter selbst die meisten dieser Probleme nicht lösen kann, merkt er, wenn jemand Unterstützung braucht, und kann ihn mit denjenigen zusammenbringen, die helfen können.

Wie macht man sich am besten mit dem Projektmanagement vertraut?

Mir haben zwei Dinge geholfen, mein Wissen im Bereich Projektmanagement zu erweitern:

• die Sitzungskultur in Serbien, die wir eingeführt haben! Das ist für Menschen aus demselben Arbeitsbereich eine gute Möglichkeit des Austauschs.
• Ausserdem ist es wichtig, ein gutes Vorbild oder einen Mentor zu haben. Dadurch kann man sich stetig weiterentwickeln. Mein Vorbild ist Agile-Coach Bojan Spasić.

Was ist der nächste Schritt für dich als Projektleiterin?

Da Unternehmen heute die traditionelle Projektleiterfunktion meist einem Scrum-Master oder Produktverantwortlichen zuweisen, kann man sich als Projektleiter für eine dieser Rollen entscheiden. Mir sind beide Rollen recht.

Ich arbeite gerne mit dem Team zusammen. Andererseits finde ich auch den Prozess sehr interessant, eine Geschäftsidee zu entwickeln, besonders im Anfangsstadium. Gerne würde ich eine größere Rolle dabei spielen, ein Geschäftsfundament aufzubauen, und auch stärker direkt mit dem Kunden zusammenarbeiten.