Team Events trotz Covid-19: Warum gerade in diesen Zeiten nicht darauf verzichtet werden sollte

Unsere Kollegin Daniela Huber darüber,…

• warum Remote Team Events ein wichtiger Teil unserer Unternehmenskultur sind und,

• welche Aspekte bei der Organisation und Durchführung von Remote Team Events beachtet werden sollten

Teamgeist ist wichtig – vor allem in einem großen, verteilten Team. Denn, wenn das Team sich nicht gut kennt und gegenseitig vertraut, findet es nur langsam oder schlecht in einen kollaborativen Modus. Im Folgenden geben wir einen Einblick in die Notwendigkeit von remote Team Events sowie wie wir die Planung und Durchführung organisieren.

Teamgeist ist ein relevanter Erfolgsfaktor für die Zusammenarbeit. Dies ist auch den Verantwortlichen und Projektmitgliedern bei Zühlke klar und vor allem sehr wichtig. Deshalb gibt es im Laufe eines Projektes verschiedenste Maßnahmen, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Neben bewährten Methoden innerhalb der Projektarbeit ist es aber natürlich auch sehr wichtig, dass sich die Teammitglieder menschlich näherkommen. Dabei gewinnen dann die Team-Events an Relevanz: Vom Kartonburgen bauen, über gemeinsame Abendessen bis hin zum Kartfahren kommen viele Möglichkeiten in Frage. Zusätzlich bieten gegenseitige Besuche an den verschiedenen Zühlke Standorten noch eine weitere Stufe der engen Zusammenarbeit innerhalb der Projektteams.

Team Spirit auch in Home Office Zeiten fördern

Doch was tun, wenn das auf einmal alles nicht mehr möglich ist? Wenn Kontaktbeschränkungen nur noch Treffen mit maximal 5 Personen zulassen, Reisen eingeschränkt sind und das Infektionsrisiko einfach zu hoch wäre? Viele anstrengende remote Meetings sind die Folge. Natürlich bieten moderne Kommunikationsmittel ausreichend Gelegenheit auch in dieser Situation eng zusammenzuarbeiten und hervorragende Ergebnisse zu erzielen. Doch der Spaß und das Zusammengehörigkeitsgefühl, die speziell durch Team-Events entstehen und gefördert werden bleiben hierbei leider weitestgehend auf der Strecke.

Der Teamgedanke und die Vorzüge eines aufeinander eingespielten Teams werden bei Zühlke jedoch sehr ernst genommen. Wir legen einen besonderen Fokus darauf, dass unsere Teams eigenverantwortlich zusammenarbeiten und die Teammitglieder eng aufeinander abgestimmt sind, sodass der beste Kundennutzen erzielt wird. Um die Bedürfnisse des Projektumfangs optimal abzudecken, arbeiten die Kollegen zudem häufig auch in verteilten Teams von unterschiedlichen Standorten aus und decken dabei die unterschiedlichsten Disziplinen ab.

Mit dieser Diversität ist es daher unumgänglich, alle Kollegen näher zusammenzubringen, damit aus dem Team eine Einheit werden kann. Die Zühlke Kultur stärkt den Teamgedanken, die zwischenmenschliche Kommunikation und den Austausch untereinander. Nur ein Team, das sich vertraut und miteinander kommunizieren kann, führt ein Projekt letztendlich auch zum Erfolg. Deshalb erhalten die Projektteams die Möglichkeit, sich auch abseits des Projektalltags virtuell zusammenfinden und ihren Teamgeist zu stärken.

Für die Organisatoren der Team Events stellen sich doch aufgrund der aktuellen Situation viele neue Fragen: Beispielsweise mussten wir uns Gedanken darüber machen, welche Unternehmungen sich auch remote gut umsetzen lassen, ohne dass das Team gelangweilt oder überfordert ist. Außerdem müssen alle Teammitglieder miteinbezogen werden, auch wenn sich diese über mehrere Standorte und sogar Länder und damit Zeitzonen verteilen. Diese Herausforderung stellt sich üblicherweise nicht, da sich das Team normalerweise gegenseitig an den Standorten besucht und die Team Events vor Ort stattfinden können. Zudem müssen Regeln, wie beispielsweise die verbindliche Zu- oder Absage festgelegt werden. Dies ist vor allem wichtig, wenn Materialien verschickt oder Plätze fest gebucht werden müssen.

Tipps und Tricks zur Recherche, Vorbereitung und Durchführung von remote Team Events

Zunächst einmal muss eine Recherche zu den möglichen Angeboten erfolgen. Dabei wie immer behilflich: Google und Brainstorming. Anbieter für remote Team Events sprießen aktuell nur so aus dem Boden. Um nur ein paar Beispiele zu nennen: Whisky Tastings, Wein Tastings, Bier Tastings oder auch Schokoladen Tastings. Alle möglichen Verkostungen können mittlerweile auch virtuell als Team gemeinsam durchgeführt werden. Zusätzlich gibt es eine Vielzahl an Onlinespielen, die auch in größeren Gruppen gespielt werden können, wie beispielsweise „Among Us“. Auch Escape Rooms sind mittlerweile in großer Anzahl und in den verschiedensten Variationen online buchbar. Weiterhin gibt es virtuelle Koch- oder Backkurse für Teams, sowie moderierte Feiern. Das Angebot erfährt eine kontinuierliche Erweiterung. Jedoch sollte der Fokus der Team Events nicht aus den Augen verloren werden: Stärkung des Wir-Gefühls im Team und gemeinsam Spaß haben.

Für unser Projektteam fiel die Wahl auf ein gemeinsames virtuelles Pizzaessen, die anschließende Verköstigung eines Bier Tastings unter professioneller Leitung und eine Spielrunde, aufgeteilt in mehrere Teams zum Ausklang. Dabei durfte das Team zunächst unter 3 verschiedenen Tastings abstimmen. Am Ende entschied das Los zwischen Bier- und Wein Tasting. Abschlagender Verlierer war das Schokoladen Tasting. Durch die professionelle Begleitung des Tastings kam auch das Erlangen von Fachexpertise nicht zu kurz. Die Spiele am Ende des Events konnten hingegen auch ohne Fachexperten durchgeführt werden, was dem Team genug Spielraum zum Gestalten gab.

Die Vorbereitung beinhaltet, wie auch bei einem Teamevent mit Präsenz eine Abstimmung des Datums, eine Abstimmung der Vorschläge für das Event an sich, sowie verbindliche Zu- und Absagen. Für sehr große Teams sollten nach einem gemeinsamen Start, Break-Out Sessions vorbereitet werden, damit sich kleinere Gruppen zusammenfinden können. Eine Diskussion mit einer großen Gruppe gestaltet sich remote häufig noch schwieriger und die Hemmschwelle liegt höher, die eigene virtuelle Stummschaltung aufzuheben. Sollten sich die Teams an verschiedenen Standorten befinden, sollten bei der Planung eventuelle Lieferungsverzögerungen miteinberechnen, bevor ein Termin für das Event festgelegt wird. Denn hat die Hälfte des Teams das Bier Tasting noch nicht erhalten, wird das eine sehr trockene Angelegenheit. Eine der wichtigsten Regeln für remote Team Events lautet allerdings „Kamera an“. Denn auch das bestorganisierte Event führt zu keinem Erfolg, wenn nur starre Profilbilder teilnehmen und sich keiner zu Wort meldet.

Persönliches Fazit

Grundsätzlich kann ein remote Team Event das reale Team Event natürlich nicht vollständig ersetzen. Doch ich möchte betonen, dass dies kein Grund ist, auch unter schwierigen Umständen auf Teambuilding zu verzichten. Ganz im Gegenteil ist es aktuell besonders wichtig, das Wir-Gefühl des Teams zu stärken und die Kommunikation auch aus dem Home Office aufrecht zu erhalten und zu fördern. Ich selbst durfte mit meinem Team während Corona-Zeiten auch bei einem online Event teilnehmen und bin überzeugt, dass wir dadurch als Team gewachsen und uns nähergekommen sind. Ich bin froh, dass uns bei Zühlke die Chance gegeben wird, auch mit unseren Kunden zusammen remote Team Events zu veranstalten und so zum Projekterfolg beizutragen.