Die neue Norm - verteilte Sitzungen. Und das nicht nur wegen Covid-19

Es gibt eine Reihe wichtiger Lektionen, die wir im Laufe der Jahre darüber gelernt haben, wie man effiziente virtuelle Treffen abhalten kann:

• Audio ist wichtiger als Video

• Bildschirm Teilen ist wichtiger als Video

• Benachteiligen Sie keine Remote Teilnehmenden.

Covid-19 verlangt von Unternehmen, auch virtuelle Meetings zu ermöglichen. Wir bei Zühlke sind darauf gut vorbereitet, denn wir sind es gewohnt, dezentral zu arbeiten. 

Wir haben bei Zühlke strategische Ziele. Eines davon ist die enge Zusammenarbeit über die Länder und Kontinente hinweg, in denen wir ansässig sind.

Wir tun dies auf viele verschiedene Arten:

• Die Entwicklung unserer Software-Engineering-Fähigkeiten und -Kompetenzen wird in allen 15 Niederlassungen der Zühlke Gruppe gemeinsam gesteuert.
• Wir arbeiten in der Schweiz, in Deutschland, Österreich, Singapur, Hongkong und Großbritannien an ähnlichen Branchen Verticals. Trends und Einblicke in diese Industrien werden von verteilten Teams aus der Geschäftsleitung gemeinsam genutzt.
• Wir haben globale Kunden, die wir von mehreren Zühlke Standorten aus betreut werden. Hier entwickeln wir verteilt über mehrere Länder hinweg. 
• Wir haben ein globales Delivery Center, das über Belgrad, Sofia und bald auch Porto verteilt ist. Das Delivery Cneter arbeitet mit Kunden in vielen verschiedenen Ländern zusammen und stellt Entwicklungskapazitäten für Projekte zur Verfügung, die von einer Reihe anderer Büros aus durchgeführt werden.

All diese Initiativen erfordern Meeting, und aufgrund der globalen Natur unseres Geschäfts ist es selten möglich, diese persönlich abzuhalten. Stattdessen haben wir in den letzten drei Jahren virtuelle Treffen eingeführt. Das Ergebnis ist, dass wir Zeit und Kosten sparen und dabei die Umwelt schonen.

In diesem Jahr ist die Notwendigkeit von virtuellen Treffen durch Corona noch einmal gestiegen. Covid-19 traf uns zuerst in Hongkong und Singapur. Jetzt wirft die Krise ihren Schatten über Europa, und wir sind aufgefordert, den Kontakt einzuschränken, wenn nicht gar uns selbst von unseren Kollegen zu "isolieren".

Wir bei Zühlke befinden uns in der glücklichen Lage, schon verteilt zu arbeiten. Aber wir haben Kunden und andere Geschäftspartner, die gezwungen wurden, sehr schnell zu reagieren und virtuelle Methoden und Möglichkeiten einzuführen. 

Es gibt eine Reihe wichtiger Lektionen, die wir im Laufe der Jahre darüber gelernt haben, wie man wirklich effiziente virtuelle Treffen abhalten kann. Wir möchten sie gerne weitergeben.

1. Audio ist wichtiger als Video.
Wenn Sie Bandbreitenbeschränkungen haben, schalten Sie die Videofunktion aus, um die Audioqualität zu verbessern. Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit Headsets oder Lautsprechern mit Echounterdrückung (wie z.B. Jabras) aus, um die Tonqualität zu verbessern. Wir haben festgestellt, dass der in Microsoft-Teams eingesetzte Videokonferenz-Codec viel besser ist als Skype oder Lync, und wir haben erfolgreich Teams Besprechungen mit mehr als 100 Teilnehmern durchgeführt.

2. Die gemeinsame Bildschirmnutzung ist wichtiger als Video.
Wenn unsere Software-Ingenieure länderübergreifend arbeiten, finden sie effektives Screen-Sharing und klares Audio viel nützlicher als die Möglichkeit, sich gegenseitig in einem Video-Feed zu sehen. Dasselbe gilt für Sitzungen, bei denen Präsentationen oder Dokumente gemeinsam genutzt werden. Dies hat Vorrang.

3. Benachteiligen Sie keine Teilnehmer.
In manchen Sitzungen können sich zwei oder mehr Teilnehmer in einem Raum befinden, die mit anderen zusammenarbeiten, die über ein Remote Meeting miteinander verbunden sind. Es ist wichtig, dass die an einem Ort versammelten Teilnehmer nicht in die Falle tappen, physische Hilfsmittel zu benutzen, die diejenigen benachteiligen, die nicht bei ihnen im Raum sind. Zum Beispiel während einer Diskussion auf ein Whiteboard schreiben oder mit einem Laserpointer Aspekte einer Präsentation hervorheben. Dies kann es für Remote Teilnehmer schwierig machen, dem Verlauf des Meeting zu folgen. Stattdessen sollten alle die gleichen Kollaborationswerkzeuge verwenden, ob sie remote dabei sind oder nicht.

Wir nutzen verschiedene Plattformen für die verteilte Zusammenarbeit z.B. Miro oder Mural, für Brainstorming oder Story Mapping und Retrospektiven. Diese ermöglichen es allen Teilnehmern, einen Beitrag zu leisten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es ein Zufall ist, dass diese Pandemie zu einer Zeit aufgetreten ist, in der wir über Technologien verfügen, die es vielen von uns ermöglichen, weiter zu arbeiten. Es ist nicht 'business as usual' - es ist 'business as it could be'.

Bewältigung Ihrer 'neuen Normalität

Wir würden wirklich gerne erfahren, wie sich diese Situation auf Sie ausgewirkt hat. Je mehr wir in dieser ungewöhnlichen Zeit voneinander lernen können, desto größer ist der Nutzen, den wir schaffen.

Wir wissen nicht, wie lange diese Krise die persönliche und geschäftliche Landschaft beherrschen wird, aber wir werden Ihnen in den kommenden Wochen und Monaten über alle üblichen Kanäle voll und ganz zur Verfügung stehen.