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Was machen eigentlich diese «Business Analysten»?

5 September 2016
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Lesezeit: 4 Minutes

Haben Sie sich auch schon gefragt, was Ihre Kollegen im Bereich der Business Analyse eigentlich den ganzen Tag lang machen? Böse Zungen würden von aussen betrachtet antworten: «Sie diskutieren viel, sind oft unterwegs, nehmen an stundenlangen Workshops teil, haben wenig Zeit und wirken oftmals gestresst.»  Zugegeben, es ist nicht extrem verwunderlich, dass aussenstehende Personen diesen Eindruck von Business Analysten erhalten. Die BA-Rolle ist komplex und umfasst diverse Tätigkeiten und Skills, die von aussen betrachtet auf den ersten Blick allenfalls gar nicht offensichtlich sind. Es ist deshalb höchste Zeit, dass wir uns als Business Analysten transparent zu unserer Rolle und den damit verbundenen Tätigkeiten äussern.

Was ist Business Analyse überhaupt?

Fragt man fünf Business Analysten nach einer geeigneten Definition der Business Analyse, wird man bestimmt fünf unterschiedliche und trotzdem plausible Antworten erhalten. Man könnte dies also schon fast als die Gretchenfrage unserer Berufsgattung bezeichnen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Business Analyse als Disziplin sehr breit und umfangreich ist und dadurch aus diversen Blickwinkeln erfasst werden kann.

In unserer Fokusgruppe «Business Analyse» stützen wir uns auf die Definition vom anerkannten International Institute of Business Analysis (IIBA):

Business-Analyse ist die Tätigkeit, Veränderung in einem Unternehmen zu ermöglichen, indem der Unternehmensbedarf definiert und Lösungen empfohlen werden, die den Stakeholdern Wert bringen. (International Institute of Business Analysis, BABOK version 3, 2015)

Somit sollte klar sein, was Business Analysten den ganzen Tag machen. Oder noch nicht? Ok, wir geben zu: Bei einer ersten Betrachtung kann diese Definition schon etwas unscharf wirken. Wir möchten diese deshalb genauer erläutern und beziehen uns hierfür auf das folgende Vorgehensmodell:

Business Analyse Vorgehen

Das Modell wurde in Anlehnung en einen exzellenten Artikel der Gerstenbach Business Analyse Gmbh erstellt. Es unterscheidet zwischen den strategischen Tätigkeiten der Business Analyse, der Erarbeitung von Lösungen und der operativen Tätigkeiten zur konkreten Umsetzung. Im Folgenden gehen wir konkreter auf die einzelnen Tätigkeiten ein.

 

Zuerst muss «das Business» verstanden werden

Bevor wir als Business Analysten überhaupt eine Anforderung erfassen können, müssen wir das Unternehmen richtig verstehen. Wie ist es organisatorisch aufgebaut? Wie sehen die grundlegenden Abläufe und Tätigkeiten aus? Ein guter Business Analyst arbeitet sich schnell in die Domäne seines Kunden ein, um genau diese Fragen beantworten zu können. Die Einarbeitung in die Domäne erfolgt in enger Zusammenarbeit mit denjenigen Stakholdern, welche ein Interesse an der Sache haben. Optimalerweise bringt er hierbei bereits hilfreiche Branchenkenntnisse aus vergangenen Projekten mit. Mit einer genauen Analyse des Unternehmens hält er Probleme und Verbesserungspotentiale fest. Neben der Analyse der Ist-Situation im Unternehmen selbst, verfolgt er zusätzlich die aktuellen Entwicklungen, Trends und Innovationen im Unternehmensumfeld. Auf Basis dieser Analyse können in einem nächsten Schritt mögliche Lösungsansätze für die angestrebten Veränderungen erarbeitet werden.

Die richtige Lösung finden

Die Realität zeigt uns leider, dass Verantwortliche in vielen Unternehmen dazu neigen, sich auf die Schnelle für die erstbeste Lösung zu entscheiden. Oder haben Sie noch nie eine Situation erlebt, in welcher ein neues Tool eingeführt wurde, ohne den genauen Bedarf und den Nutzen verstanden zu haben?
Anstatt ziellos loszustürmen macht es deshalb Sinn, Business Analysten so früh wie möglich in Projekte zu involvieren und verschiedene Lösungen zu definieren und zu bewerten.
Dazu gehört auch das Erstellen eines (oder mehrerer) Business Cases, welche aufzeigen, was die Lösung ist, welchen Nutzen sie fürs Unternehmen bringt, aber auch welche Risiken sie beinhaltet. In dieser Phase können vor allem Personen mit einem betriebswirtschaftlichen Hintergrund ihre Stärken und Erfahrungen einbringen.

Abhängig vom jeweiligen Kontext, gibt es bei der Lösungserarbeitung unterschiedliche Anspruchsgruppen zu beachten. Ein guter Business Analyst bringt hier viel Empathie mit, um sich in die unterschiedlichen Stakeholder hineinfühlen zu können. Dies hilft ihm die unterschiedlichen Anliegen richtig zu versehen. Er interagiert und vermittelt hierbei kompetent zwischen den unterschiedlichen Gruppen. Ziel ist es, eine möglichst wertvolle Lösung zu finden und diese für alle Beteiligten sichtbar, verständlich und nachvollziehbar zu machen. Zusätzlich stellt der BA sicher, dass die erarbeiteten Vorschläge die grundsätzliche Strategie und die daraus abgeleiteten Ziele des Unternehmens optimal unterstützen.

Hat man sich ausgiebig mit den Lösungsoptionen beschäftigt, legt man nun fest, welche konkreten Projekte daraus resultieren. Diese Entscheidung wird sinnvollerweise auf Basis der vorliegenden Business Cases erstellt.

Operative Umsetzung

Nun begleiten Business Analysten die Projekte bei der Umsetzung der gewählten Lösung und unterstützen bei einem möglichen organisatorischen Change. In dieser Phase finden die klassischen Requirements Engineering-Tätigkeiten statt. Die angestrebte Lösung wird auf die unterschiedlichen betroffenen Teile des Unternehmens heruntergebrochen. Für die einzelnen Bereiche werden somit konkrete Anforderungen erfasst, konsolidiert und umgesetzt. Auch hier können wieder verschiedene Varianten entstehen, welche beurteilt werden müssen. Um diese Vorgänge zu unterstützen, können Business Analysten auf ein Arsenal von Techniken und Best Practices zurückgreifen. Unabhängig von der Methode ist aber auch hier absolut zentral, dass Anforderungen eindeutig beschrieben und resultierende Ergebnisse für alle Beteiligten nachvollziehbar und verständlich sind.

Es ist wichtig zu erwähnen, dass die operative Umsetzung oft mit der Anpassung oder der Entwicklung einer IT-Lösung in Verbindung steht. Dies ist aber nicht absolut zwingend, da es sich bspw. auch um einen neuen Prozessablauf oder um eine rein organisatorische Veränderung handeln kann. Auch dies ist natürlich stark vom betrachteten Kontext abhängig.

Kurzes Fazit

Business Analyse ist eine sehr breite und umfassende Disziplin. Die kurze thematische Auseinandersetzung in diesem Beitrag hat gezeigt, dass Business Analyse Tätigkeiten beinhaltet, die sich je nach Projektphase und Kontext stark unterscheiden können. In der frühen strategischen Phase helfen Business Analysten den Entscheidungsträgern, Lösungen auszuwählen, die am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen und die richtigen Projekte in Gang zu bringen. In der späteren operativen Phase stellen Business Analyse sicher, dass die Lösung auch wie gewünscht umgesetzt wird und unterstützen die betroffenen Stakeholder beim Umgang mit den organisatorischen Änderungen. Damit leisten Business Analysten einen entscheidenden Beitrag zum unternehmerischen Erfolg.

Zühlke Business Analyst

Zühlke Business Analyst by Fabian Scheiwiller

 

Kommentare (2)

Avatar

Roth Patrick

12 März 2017 um 21:08

Die Funktion finde ich äusserst spannend und ich werde mich nächstens in diese Richtung weiterbilden. Was könnt ihr mir mitgeben oder empfehlen? Welche Fehler können von Beginn an vermieden werden etc.? Ich würde mich über einen Austausch mit entsprechend erfahrenen Leuten freuen. Beste Grüsse

    Michael Suter

    Michael Suter

    16 März 2017 um 13:13

    Es freut uns zu hören dass Sie sich auch in diese spannende Richtung weiterbilden möchten!
    Gerne kann ich Ihnen per E-Mail ein paar Tips und Empfehlungen geben.

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