Kennen Sie diese vier Workshop-Fehler?

12 Dezember 2013
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Lesezeit: 5 Minutes

Workshops dienen dazu, etwas gemeinsam zu erreichen. Nicht unbedingt, weil man schneller ist, sondern weil die Ergebnisse besser sind oder länger Bestand haben sollen. Um die Zeit effektiv zu nutzen, ist daher eine gute Vorbereitung wichtig. Manchmal geht aber trotz Vorbereitung alles schief, so auch in diesem Fall.

Der Kreativ-Workshop

In unseren Technology Intelligence Workshops erarbeiten wir Zukunftsszenarien für unsere Projekte und Kunden. In diesem Jahr haben wir das Format überarbeitet und einiges an Gedanken investiert mit dem Ziel, effektive Workshops zu veranstalten. Also los!

Wir haben die Teilnehmer rechtzeitig eingeladen, für ausreichend Zeit gesorgt, eine durchdachte Agenda aufgesetzt: der erste Workshop konnte starten.

Am Tag X: Alle waren pünktlich, die meisten gut vorbereitet, wir arbeiteten die Agenda ordentlich ab und … das Ergebnis: enttäuschend.

Wie konnte das geschehen? Alle waren engagiert dabei, haben sich beteiligt, sich eingebracht, ihr Bestes gegeben – aber dennoch, es hat nicht richtig funktioniert.

Wir waren frustriert, die Resultate waren sehr bescheiden.

Die Analyse

Unmittelbar im Nachgang haben wir eine Retrospektive durchgeführt. Wir wollten verstehen, was schief gelaufen war. Vieles erschien eigentlich offensichtlich – aber „eigentlich“ ist ja bekanntlich die stärkste Verneinung im Satz.

Einzelnes wurde uns auch während des Workshops schon klar, aber die Dynamik des Workshops ließ keine Korrekturen mehr zu.

Was also waren die Erkenntnisse?

1: Fader Raum

Der erste wesentliche Punkt betrifft den Raum, in dem gearbeitet wird. Wir hatten einen klassischen Besprechungsraum mit fest installierten, verkabelten Tischen, Beamer, Leinwand und Flip-Chart zur Verfügung. Der Raum war lang und schmal und öffnete sich zum dunklen Innenhof. Von einigen wird dieser Raum daher auch als der „Bunker“ bezeichnet… Unmittelbar vorher war bereits ein Meeting, danach fing unser Workshop direkt an.

Tja, der Raum war schlicht und einfach schlecht ausgewählt.

Eine deutlich angenehmere Atmosphäre entsteht in einem hellen Raum mit viel Tageslicht. Ein Stuhlkreis statt Tischen erinnert zwar manchen an den Kindergarten, fördert aber die Konzentration auf die Gruppe immens. Schnell mal nebenbei Mails checken, eine SMS verschicken, was kritzeln, alle diese Ablenkungen verschwinden fast automatisch.

Ein paar Getränke und etwas Knabberzeug helfen, die Konzentrationsfähigkeit zu bewahren.

Kreativ-Workshops sind anstrengend, da kann ein Zuckerschub Wunder wirken. Manchmal habe ich Bonbons auch als Belohnung eingesetzt: Wer als erster kommentiert, bekommt ein Bonbon. Dies hilft, einen müden Workshop aufzulockern.

In der Regel muss man den Workshop-Raum bewusst vorbereiten.

Wir bereiten den Raum jetzt so vor, dass wir kreativ arbeiten können: Die Tische sind am Rand oder ganz entfernt, große Pinwände und Whiteboards sind vorbereitet, das Knabberzeug ist da. Die Teilnehmer sollen merken, dass dies kein gewöhnliches Meeting ist, sondern dass etwas Besonderes passieren wird.

Dafür brauchen wir den Raum aber schon eine halbe Stunde bevor der Workshop losgeht, sonst schafft man es nicht.

2: Gestörter Flow

Kreative Workshops leben davon, dass die Teilnehmer in einen Flow kommen: Alle sind fokussiert, die Ideen fließen, alle stimulieren sich gegenseitig und das Ganze wird mehr als die Summe der Einzelbeiträge. Leider kann man dies nicht garantiert erreichen, aber man kann den Flow garantiert zerstören – mit einfachstens Methoden.

Zum Beispiel eine Pause zur Unzeit. Unsere Workshops dauern drei Stunden. Unsere erste Agenda hatte daher eine Pause in der Mitte vorgesehen. Keine gute Idee.

Bis alle wieder im Raum sind, bis der Fokus wieder aufgebaut ist, bis der Flow wieder hergestellt ist, das dauert alles viel zu lange. Letztlich wird der gewünschte Effekt der Pause damit konterkariert. Abfolgen von Anspannung und Entspannung sind wichtig, aber dafür reicht ein Themenwechsel oder ein Positionswechsel im Raum völlig aus.

Oder Kritik zur falschen Zeit. Kritische Geister sind sehr wertvoll, um im Workshop geborene Ideen zu prüfen, Luftschlösser zu entzaubern und zu tragfähigen Konzepten zu kommen.

Wir haben viele dieser Kollegen und das tut unseren Projekten sehr gut. Ein Problem besteht aber dann, wenn dieser kritische Geist in Kreativ-Workshops nicht ausgeschaltet werden kann. Ein Teilnehmer, der gezielt Haare in der Suppe sucht und auch findet, bremst damit ungewollt den Gedankenfluss aller Teilnehmer. Daher die Vereinbarung, keine Kritik zu  üben. Und dies durch geschickte Moderation auch durchzusetzen.

Die notwendige kritische Bewertung der Ideen findet nachgelagert statt. Im Zweifelsfall ist besser, einen Teilnehmer erst gar nicht einzuladen, wenn man weiß, dass es ihm schwer fällt, die kritische Haltung für drei Stunden abzulegen.

Oder bei Stockungen stecken zu bleiben. Manchmal kommt es zu Stockungen im Ideenfluss der Teilnehmer. Ein kurzes Stocken ist manchmal ganz gut, wenn danach die Ideen in eine neue Richtung gehen. Aber länger stecken zu bleiben ist schlecht.

Für diese Situation ist es wichtig, Hilfsmittel wie Kreativitätsspiele zur Hand zu haben, um neue Impulse zu setzen. In unseren Workshops hat sich die SCAMPER-Methode bewährt. Es gibt aber viele andere Kreativitäts-Techniken für andere Fragestellungen, etwa zum Thema Innovation, um die Wirtschaftlichkeit von Projekten zu prüfen.

3: Passive Teilnehmer

Kreativ-Workshops leben davon, dass alle Teilnehmer arbeiten und sich einbringen. Passivität wollen wir vermeiden.

Wenig hilfreich ist es, zu Beginn einen 30-minütigen Folienvortrag über Sinn, Zweck und Vorarbeiten des Workshops zu halten: Fernsehen gucken ist kein aktives Mitarbeiten. Natürlich müssen die Spielregeln des Workshops von den Moderatoren erklärt werden, aber kurz und auf den Punkt gebracht.

Um das Fernsehgucken weiter zurück zu drängen, ist es wichtig, dass nicht die Moderatoren schreiben – beispielsweise in eine Mindmap auf dem Beamer.

Alle Teilnehmer schreiben ihre Ideen, Gedanken und Vorschläge auf: Ganz einfach auf Karten und dann damit an die Pinwand. Jeder tut es selbst: Schreiben, Aufstehen, an die Wand hängen, kurz erklären, wieder hinsetzen. Das bringt Bewegung ins Spiel und energetisiert die Teilnehmer.

Wir wollen uns gegenseitig beeinflussen und anregen, wenn der Workshop effektiv sein soll.

Oft haben die Moderatoren die „schönere“ Handschrift und werden daher gerne beauftragt, die Ideen der anderen schön formuliert und geschrieben an die Pinwand zu hängen.

Das ist die falsche Optimierung: Den eigenen Gedanken zu formulieren, zu erklären und mit dem Aufhängen zu diesem Gedanken stehen (auch im wörtlichen Sinne) erhöht die eigene Eingabe in den Gedankenaustausch. Dadurch wird mein Beitrag deutlich. Ich bin aktiv in den Workshop eingebunden.

4: Der Ideen-Sumpf

In unseren Kreativ-Workshops bringen die Teilnehmer Ideen für zukünftige Produkte oder Projekte mit, die dann im Laufe des Workshops intensiv von allen Teilnehmern weiter entwickelt werden. Nun kommen die unterschiedlichen Teilnehmer mit vielen tollen Ideen an, manche haben mehr Ideen, manche weniger. Einfach eine Sammlung dieser mitgebrachten Ideen zu machen, dauert lange und kann sehr ermüdend sein („Und noch ’ne Idee“).

Hier kann man aus den Baukästen der Agilität und von Kanban lernen und ein WIP (Work in Progress)-Limit einführen. Um fokussiert zu bleiben, wollen wir nicht alle Ideen haben, sondern nur die besten. Wir limiteren damit die Work-In-Progress und konzentrieren uns auf das wesentliche.

Wir fordern von jeden Teilnehmer genau seine zwei besten Ideen. Bei 6 Teilnehmern ergibt das einen Pool von 12 Ideen, die gut in einer halben Stunde vorgestellt und erklärt werden können.

Eine Stunde pro Idee

Es folgt das nächste WIP-Limit: Wir stimmen darüber ab, welche zwei der 12 Ideen im Workshop detailliert diskutiert und weiterentwickelt werden.

So beginnen wir nach 45 Minuten mit der eigentlichen intensiven Arbeit. Diese ufert nicht aus, sondern ist durch „Timeboxen“ auf jeweils eine Stunde pro Idee beschränkt. Auch diese Maßnahme reduziert die Störungen. Es ist genügend Zeit für den Fokus da und es ist klar, wann Schluss ist.

Nochmal die Kurve gekriegt

Der nächste Workshop aus unserer Serie war nur wenige Tage später und wir konnten die einfachen Veränderungen alle umsetzen.

Das Ergebnis spricht für sich: Die Erwartungen wurden voll erreicht, Organisatoren und Teilnehmer waren sehr zufrieden mit dem Workshop und den erarbeiteten Ergebnissen. Auch in allen übrigen Workshops aus dieser Serie haben wir die gleichen Beobachtungen gemacht, das Feedback der Teilnehmer war durchgängig gut.

Wir haben nach der herben Enttäuschung dann doch die Kurve gekriegt. Dank der (bitteren) Retrospektive.

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