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Effizientere Meetings dank Gamification

23 Juni 2015
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Lesezeit: 3 Minutes

Der Gamification Workshop der Zühlke Academy hat mich in den Bann gezogen und mein Alltag wurde um eine weitere Perspektive ergänzt. Gamification im Unternehmen zu nutzen, bringt dieses und die Mitarbeitenden weiter. Rasch machte ich auch ein – in meinen Augen – leidiges Thema aus: Meeting-Notizen und -Protokolle. Philipp Meier und Robin Bader, zwei Studenten der Hochschule für Technik Rapperswil (HSR) nahmen sich im Rahmen einer Studienarbeit genau diesem Thema an. Dazu haben sie den Meeting-Prozess bei Zühlke unter die Lupe genommen. Das Ziel ihrer Arbeit: Probleme identifizieren und mit einer gamifizierten Webapplikation entschärfen.

Problemanalyse

Als erstes galt es, drei Probleme zu definieren, die sie mit ihrer Applikation angehen wollten. Dazu führten Philipp und Robin Interviews mit Mitarbeitenden durch und waren als Beobachter bei einigen Meetings dabei. Sie entschieden sich für folgende Probleme:

  • Meetings werden ohne definiertes Ziel geplant
  • To-dos können nicht nachverfolgt werden
  • Protokolle sind nicht einheitlich strukturiert

Better Meeting: Lösungskonzept mit Gamification

In der Applikation „Better Meeting“ können die Nutzer ihre Meetings erfassen und Teilnehmer hinzufügen. Absolutes Pflichtfeld: Ziel des Meetings. Mit der Protokollfunktion kann der Nutzer dann gleich zu jedem Entscheid die To-dos einpflegen und dem zuständigen Teilnehmer zuweisen. Alles in allem eine praktische Applikation. Doch schon von Beginn an war für die beiden Studenten klar, dass sie Gamification in ihr Lösungskonzept einbauen wollen. Dies mit dem Ziel, die Motivation für die Zielerfassung vor, und die Effizienz während dem Meeting beim Organisator und den Teilnehmern zu steigern. Aus dem Strauss an Gamification-Mechanismen entschieden sie, Fortschrittsbalken, Ranglisten und visuelle Rückmeldungen einzusetzen.

Gamification_in_Meetings

Abbildung 1: Gamification-Elemente der Webapplikation „Better Meeting“

  • Den Fortschrittsbalken, den die Benutzer bei jedem Meeting bezüglich der offenen To-dos sehen, soll das Voranschreiten der Arbeit sichtbar machen. So entsteht Transparenz in der Erfüllung einer Gesamtaufgabe – ein zentrales Element der Motivation. (Wikipedia.com, März 2015)
  • Durch die Rangliste wird erreicht, dass die Anwender auch den Status und den Fortschritt anderer sehen und vergleichen können. Die Punkte werden durch die Teilnehmer vergeben, die nach dem Meeting die Effizienz und Zielerreichung bewerten. Dadurch soll eine Art Wettbewerb entstehen, der die Meeting-Leiter motiviert, dort hohe Werte zu erreichen. (Wikipedia.com, März 2015)
  • Alle Aktivitäten, die der Benutzer in der Applikation ausführt, werden ihm durch eine visuelle Rückmeldung in Form einer Statusleiste oder mithilfe von Smileys sichtbar gemacht. Dies gibt dem Benutzer ein direktes Feedback auf seine ausgeführten Aktionen und erhöht somit sein Verständnis dafür. Das Feedback wurde möglichst positiv formuliert, um den Benutzer zum Weitermachen zu motivieren. (Wikipedia.com, März 2015)

Gesamtüberblick

Im Rahmen eines Prototyps haben Philipp und Robin mittels Play, AngularJS und Swift (iOS-App) die gezeigten Gamification-Ideen angewandt und ausgewertet. Die Abbildung 2 zeigt das Dashboard der Webapplikation. Hier sieht jeder Benutzer die Meetings, an denen er teilgenommen hat, mit dem jeweiligen Protokoll (Abb. 2, #1), einer Übersicht seiner To-dos (Abb. 2, #2) und seine Statistiken. Und hier greifen die Gamification-Mechanismen: Nach jedem Meeting können die Teilnehmer den Leiter in Punkto Zielerfüllung und Effizienz bewerten. Daraus generiert die Applikation eine Rangliste aller angemeldeten Nutzer. Der Stand der eigenen To-dos wird mit visuellem Feedback in Form von Emoticons angezeigt.

Gamification_Webapplikation_Dashboard

Abbildung 2: Dashboard der Webapplikation

Zur Webapplikation haben die beiden auch eine iPhone App (Abbildung 3) im Konzept berücksichtigt. Mit dieser können die Nutzer die Bewertung (Abb. 3, #2) vornehmen und die eigenen To-dos bequem verwalten (Abb. 3, #1).

Gamification_iPhone_app

Abbildung 3: Die iPhone App

Die Testversion des Prototyps ist auf Heroku veröffentlicht. Alternativ steht auch der Quellcode auf GitHub zur Verfügung. Mich überzeugt das Konzept und diese App würde meinen Arbeitsalltag vereinfachen und meine Meeting-Effizienz definitiv steigern. Was  meint ihr dazu – sollen wir die Webapplikation umsetzen?

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