Scaled Agile Framework

Big Room Planning: Was Teilnehmer begeistert

„Welche Elemente des Scaled Agile Framework (SAFe) würdest du auch in Nicht-SAFe-Umgebungen wiederverwenden?“ Das hat mich kürzlich ein Arbeitskollege gefragt, als er vor einem Poster des SAFe Big Pictures stand. Eines dieser Elemente ist das PI-Planning. Da bin ich nicht der Einzige, der diese Meinung vertritt. Das PI-Planning findet in Grossprojekten, die (noch) kein SAFe machen, als Big Room Planning Anwendung.

six group big room planning zühlke

Six Group: Big Room Planning bei Zühlke

Kürzlich konnte ich für ein Kundenprojekt der SIX Group ein Big Room Planning als Gastgeber, Moderator und Coach in unseren Räumlichkeiten durchführen. Mehr dazu in folgendem Video:

Das Feedback der Teilnehmer und des Auftraggebers war überwältigend. Dabei haben wir bewusst noch gar nicht das volle Potenzial der Methodik ausgeschöpft. Was hat die Teilnehmer begeistert? Aus den Feedbacks sind folgende Punkte herausgestochen:

1) Auf dem Program Board sieht man die Abhängigkeiten der einzelnen Teams voneinander. Welches Team hat etwas wann versprochen? Welches Team ist darauf angewiesen, um etwas fertigzustellen? Der Projektleiter − in SAFe das Programm-Management − sieht, welches Team sich eines Features angenommen hat und hat dieses Team als Ansprechpartner. Das Board wurde von einem Teilnehmer liebevoll Spaghetti-Board genannt. Er möchte es nicht mehr missen.

2) Gemeinsames Verständnis: Damit die Teams ihre Sprints − in SAFe Iterationen − füllen können, muss das grosse Zielbild fürs nächste Quartal oder Halbjahr bereits auf Programmebene erarbeitet sowie auf höherer Ebene priorisiert und geschnitten worden sein. Alles muss zum Start des Big Room Plannings parat sein.

3) Zusammenhalt: In den zwei Tagen haben sich die Teams, die teilweise frisch gebildet worden sind, näher kennengelernt. Nicht nur das eigene Team war den neuen Mitarbeitern vertrauter, sondern auch wichtige Player aus den Schwester-Teams und dem Programm. Wichtige Stakeholder waren ebenfalls anwesend und am Austausch beteiligt.

4) Entscheide werden gefällt: Es gibt keine offenen Fragen, da alle Entscheidungsträger im Raum sind. Es können sofort alle Argumente angehört und evaluiert sowie Entscheide getroffen werden.

5) Checklisten: Wenn die Teams in der Planung − in SAFe Team Break Outs − stecken, gibt es in regelmässigen Abständen Meetings mit den Scrum-Mastern. Dazu gibt es von SAFe vorgefertigte Checklisten. Diese sensibilisieren die Scrum-Master, was noch in ihren Teams geschehen muss. Es wird aber auch gefragt, ob den Teams noch Informationen oder Stakeholder fehlen.

6) Zu guter Letzt − die Verpflegung: Früchte, Süsses und freie Getränke, die allzeit zugänglich sind, helfen den Teilnehmern sich wohlzufühlen und sich auf das Wichtigste zu konzentrieren. Ein gemeinsames Mittagessen führt zu weiterem Austausch.

Nach dem Planning ist vor dem Planning. Die Vorarbeit des Programm-Teams fürs nächste Quartal oder Halbjahr − in SAFe Programm Increment − beginnt jetzt. Der Einbezug einzelner Teammitglieder aus der Basis auch. Aufgrund der Retrospektive zum Planning ist klar, was noch besser gemacht werden muss. Ich freue mich darauf, mit diesen Teams die Reise fortzusetzen.

Was ist mit Ihnen? Planen Sie im grossen Raum? Wie gehen Sie vor?

Kommentare (2)

Michael Mühlebach

15 Januar 2018 um 11:37

Hat es sich bei den Teams um reine Entwicklungsteams gehandelt oder auch entwicklungsferne Teams/Personen wie Kundensupport, Verkauf oder Marketing?
Ich sehe Big Room Plannings oder PI Plannings als grosse Chance um unterschiedliche Personen und Perspektiven in der Wertschöpfungskette in Einklang zu bringen. Es wäre interessant zu wissen ob dies in diesem Beispiel der Fall war und ob dies generell eine echte Chance ist oder nur zu mehr Konfusion führt.

    Nikolaos Kaintantzis

    Nikolaos Kaintantzis

    15 Januar 2018 um 11:55

    In diesem Beispiel waren es Teams die einen Liefercharakter haben. Die Team-Mitlieder waren Entwickler, Tester, Analysten, Qualitätsmanager, Architekten, Projektleiter, Bussiness-Vertreter etc. Auch der Externe Sub-Lieferant war anwesend und hat mitgeplant. Der Verkauf und das Marketing war durch die Stakeholder abgedeckt. Diese kamen in diesem Beispiel am 2. Tag vor dem Mittag vorbei und zu den Plänen Input zu geben. (Dies was in SAFe die Business Owner machen).

    Generell: Das Big Room Planning ist eine grosse Chance, dass alle involvierten Personen eine gemeinsame Marschrichtung festlegen. Wegen den Unterschiedlichen Flughöhen, muss du diese unterschiedlich einbinden. Die hohe Flughöhe muss du vor allem zwischen den Big Room Plannings einbinden und als Klammer am Anfang und kurz vor Ende des Planens. Ich würde Support und Verkauf nicht die ganzen zwei Tagen aktiv dabei haben wollen. Schön wäre es, wenn sie in den zwei Tagen abrufbereit in der Nähe wären oder ab und zu vorbeischauen um Fragen des PO zu beantworten oder Input zu geben.

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