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Application Modernisation

Kampfansage an hohe IT-Kosten und Starrheit

21 Mai 2019
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Lesezeit: 5 Minutes

Legacy-Systeme stellen für viele Unternehmen eine grosse Herausforderung dar. Bei der Revitalisierung dieser Applikationen gilt es Denkfehler zu vermeiden.

Vielerorts wird das Geldverdienen im Kerngeschäft immer schwieriger: Die Margen sind unter Druck, erhöhte regulatorische Anforderungen führen zu immer aufwändigeren Prozessen und zeitgleich entwickeln sich die Ansprüche von Mitarbeitenden und Kunden stetig weiter. Eine grosse Herausforderung! Entsprechend möchten Unternehmen und ihre Führungskräfte effizienter werden, neue Einnahmequellen und Geschäftsmodelle entwickeln sowie die Kundenorientierung verstärken.

Zumeist existieren auch Ideen, wie dies gelingen könnte. Und fast immer ist die IT die entscheidende Komponente bei der Frage nach einer möglichst raschen Umsetzung: Häufig lassen die bestehenden Systeme nämlich eine zeitnahe Umsetzung nicht zu. Die Frage, die sich dann Entscheidungsträgern stellt, lautet: «Müssen wir unsere alten Systeme komplett durch neue Technologien ersetzen?» Die Antwort tönt dann wohl vielerorts wie folgt: «Das können wir nicht tun, das dauert zu lange und wir haben viel zu viel in das Bestehende investiert».

Historische Belastungen und Dilemmas überwinden

Legacy-Systeme sind stets auch ein Vermögenswert: Sie sind sicher, stabil und eine Quelle vieler wertvoller (auch wenn vielleicht nicht immer optimal genutzter) Inhalte und Daten. Häufig sind sie auch Teil der Geschichte eines Unternehmens, der Mitarbeitenden und werden als USP wahrgenommen. Legacy-Systeme sind aber auch eine Belastung. Es ist nicht einfach sie abzulösen und die Komplexität ist meist sehr hoch. Häufig scheitern diese Projekte auch, weil sie falsch angegangen werden, man nicht bereit ist der Wahrheit ins Auge zu schauen oder einen zu einfachen Weg wählt.

Oft stehen Entscheidungsträger hier vor einem Dilemma: Je mehr Geld bisher für ein System ausgegeben wurde, desto schwieriger wird es die Geschäftsleitung oder den Verwaltungsrat zu überzeugen, ein weiteres Investment zu tätigen, um die Lösung an künftige Bedürfnisse anzupassen oder sie gar komplett abzulösen. Zudem könnte beim Top-Management der Eindruck entstehen, dass in der Vergangenheit Fehler gemacht und nicht auf die richtigen Technologien und Lösungen gesetzt wurde.

Doch in den meisten Fällen ist dem nicht so. Oft können die Verantwortlichen guten Gewissens einen Vorstoss machen. Denn die technologischen Möglichkeiten haben sich in den letzten Jahren rapide entwickelt. Dies gilt auch für Business-Software, Architekturen und Systeme. Zudem haben sich seit der Einführung der heutigen Legacy-Systeme auch die Kundenbedürfnisse verändert und sich die Mitbewerber weiterentwickelt. Entscheide, die heute falsch oder nicht mehr adäquat scheinen, haben mit grosser Wahrscheinlichkeit vor einigen Jahren durchaus Sinn gemacht.

Versteckte Kosten und Abhängigkeiten verringern

Es wird auch die Frage aufkommen, wie der Investitionsschutz, die Neuinvestition und das Risiko einer Systemablösung zueinander im Verhältnis stehen. Das System läuft ja noch, die Zusammenarbeit mit dem Supplier funktioniert und die Mitarbeitenden sind in der Lage es zu bedienen und zu betreiben. Hier hilft ein Perspektivenwechsel: Wie risikobehaftet wäre denn das Festhalten an veralteter Technologie? Wie gut ist die jetzige Applikationslandschaft vor Cyber-Attacken geschützt? Droht gar ein Innovationsstau?

Auch die Kostenfrage ist nicht immer so eindeutig, wie es auf den ersten Blick scheint: Der Betrieb der veralteten Systeme wird immer teurer und führt zu Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden oder externen Dienstleistern. Weiter können potenzielle Kosteneinsparungen nicht realisiert werden, weil die aktuelle Lösung beispielsweise nicht Cloud-tauglich ist.

Abwarten ist keine Lösung

Warten reduziert das Risiko und die Kosten über die Zeit nicht. Entscheidet man sich also, dass nichts an einer Modernisierung der aktuellen Situation vorbeiführt, stellt sich die eingangs bereits erwähnte Frage: Heisst Innovation auch, dass neue Technologien alte komplett ersetzen werden? Soll man also alles wegwerfen und etwas Neues kaufen oder bauen – oder aber das Bestehende modernisieren?

Innovation schreitet schnell voran und es besteht die Versuchung, dass man alles ersetzen möchte. Doch für viele Organisationen sind existierende Legacy-Systeme business-kritisch für das Tagesgeschäft. Oftmals sind sogar die gesamte Organisation und ihre Prozesse auf die bestehenden Systeme ausgerichtet und weitere Applikationen sind darauf aufgebaut. In vielen Fällen wäre das Ersetzen des gesamten Ökosystems kontraproduktiv und höchst risikobehaftet.

Es braucht also einen anderen Weg: Einen «Sowohl als auch»-Ansatz, bei welchem die Vorteile des aktuellen Systems weiterhin (oder zumindest vorübergehend) genutzt und auf die neuen Gegebenheiten angepasst werden.

In den allermeisten Fällen macht es keinen Sinn, alles auf einmal abzulösen. Besser ist es, das scheinbar riesige Problem in überschaubare Stücke zu schneiden, um diese Schritt für Schritt anzugehen, priorisiert nach Business-Nutzen. In diesem Zusammenhang ist auch wichtig, dass das Gesamtbild der Unternehmensarchitektur im Blick behalten wird und Entscheidungen getroffen werden, die für das ganze Unternehmen vorteilhaft sind.

Externer Blick hilft

In diesem Prozess kann ein externer Partner, welcher Erfahrung mit solchen Projekten aufweist und die Führung übernehmen kann, äusserst hilfreich sein. Zunächst muss das System oder die Systemlandschaft beurteilt werden. So kann Klarheit geschaffen werden darüber, wo die einzelne Applikation oder die gesamte Applikationslandschaft steht – auch im Kontext der Unternehmensziele.

In einem nächsten Schritt gilt es zu definieren, wie diese Applikation(en) auf den Pfad gebracht werden können, um künftige Geschäfts- und Kundenbedürfnisse optimal zu adressieren. Dabei sollte von Beginn weg dem Business Case ein hoher Stellenwert eingeräumt werden – nur so kann ein nachhaltiger Erfolg erreicht werden.

Managing Director Business Development

Sibylle Kammer

Senior Business Solution Manager

Regina Dietiker

Senior Business Solution Manager

Stefan Novoszel

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