Ad-hoc vs. Struktur – Unterschiedliche Formen der Collaborations-Prozesse

6 Oktober 2014
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Lesezeit: 3 Minutes

Vor einigen Wochen habe ich in meinem letzten Post über Zusammenarbeit bzw. Collaboration in Organisationen geschrieben. Die Frage, die mich seither beschäftigt, ist, ob in unserem beruflichen Alltag Zusammenarbeit und Collaboration das Gleiche sind. Und findet Collaboration immer nach demselben Muster statt? Irgendwie scheint die Frage leicht beantwortbar zu sein. Aber wenn wir doch nicht immer „gleich“ collaborieren, wie dann? Kommen Sie doch einfach mit auf dieses Gedankenspiel und beantworten Sie gemeinsam mit mir diese Fragen.

Alltag – Montagmorgen

Wie und wann arbeiten Sie? Büro? … wahrscheinlich schon. Wann fangen Sie an? Zwischen 7:00 und 9:00 … wahrscheinlich auch ein Ja. Erster Schritt: E-Mails lesen … Spam, löschen. Nächste Mail, unwichtig, löschen. Nächste, allgemeine Information über die Geschäftszahlen, scrollen, querlesen, ablegen. Nächste, hmmmm der Kollege aus dem Key Account Management hat ein Problem bei zwei seiner Kunden erkannt und möchte Sie bitten sich dem anzunehmen. Unerwartet, dringend, mehr oder weniger eine Black-Box. Sie nehmen sich der Sache an und fangen an Spezifikationen, E-Mails, Handbücher etc. zu lesen. Sie fragen bei Kollegen nach, suchen im Internet nach ähnlichen Vorkommnissen…

Haben Sie für solche Prozesse eine Guideline, eine Struktur oder vordefinierte Meilensteine? Sie haben wahrscheinlich Erfahrung, Intuition, jedoch weniger einen vordefinierten Workflow für solche Aufgaben. Dies sind eher Ereignisse, die einmal, kurzlebig und unerwartet auftauchen. Solche Prozesse werden unter anderem situative oder Ad-hoc-Prozesse genannt. Das Wesentliche ist, dass in einem solchen Fall (Case) vor allem einzelne Personen im Vordergrund stehen, die implizites und explizites Wissen miteinander verknüpfen. Sie entscheiden situativ, welche Schritte wie zu erfüllen sind, damit die Aufgabe/ der Fall (Case) gelöst wird.

Alltag – Freitagabend

Sie sind noch immer im Büro und das an einem Freitagnachmittag. Der unerwartete Case von Montag ist gelöst, E-Mails beantwortet, die Sonne scheint, das Wochenende wartet….ohhh die persönlichen Spesen sind noch nicht erfasst. 1. Verbuchungsapplikation starten, 2. neuen Eintrag anlegen, 3. Datum, Text, Spesentyp, Betrag eintippen, 4. Quittungen und Belege einscannen, 5. Scan als Anlage dazu hängen, 6. Bestätigen und abschicken. Am Montag wird der Vorgesetzte den Eintrag und die Belege sichten, freigeben und an die Finanz zur Verbuchung weiterleiten. Diese wird die freigegebenen Spesen nochmals sichten, auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen, verbuchen und auszahlen.

Ich denke, Sie sehen eindeutig, dass dieser Prozess als Gegenstück zum Montagmorgen „Case“ dient. Der Ablauf ist klar determiniert, strukturiert, das zu erwartende Ergebnis ist gut vorhersehbar und hat eine hohe Wiederholungsfrequenz. In der Regel werden Routine-Tätigkeiten mittels solcher Prozesse abgewickelt. Alle Aktivitäten, Entscheidungspunkte, Pfade und die notwendigen Artefakte sind bekannt bzw. vordefiniert. Heutzutage laufen solche Abläufe in den meisten Organisation automatisch oder zumindest halb-automatisch ab. Routinen sind nicht nur für den Einzelnen sondern auch für Organisationen lebensnotwendig. Ohne Routinen könnten wir keine Handlungsmuster entwickeln, die uns helfen, den Alltag effizient und risikominimierend zu bewältigen.

Ad-hoc-Prozesse und Routineprozesse sind als die zwei Extrema zu sehen, die links und rechts eines Kontinuums stehen. Die einzelnen Abläufe von Organisationen befinden sich irgendwo in diesem Kontinuum zwischen dynamischen, flexiblen, “ad-hocen“ und den stark determinierten, starren Abläufen. Die meisten Prozesse sind Mischformen aus beiden Extrema. Organisationen und deren Prozesslandschaften tendieren in die eine oder andere Richtung. Sie haben ein Übergewicht entweder des linken oder des rechten Spektrums, was natürlich abhängig von Unternehmenskontext, Kultur, Grösse, Branche, etc. ist.

Sowohl Ad-hoc- als auch Routine-Prozesse basieren auf irgendeiner Form der Zusammenarbeit. Jedoch entsprechen Ad-hoc-Prozesse eher dem, was man unter „Collaboration“ versteht – Brainstorming, Datenanalyse, Problemlösungsfindung. Hingegen könnten Routineprozesse als eine Art „Coordination“ angesehen werden, welche Ressourcen und Aktivitäten in eine zeitliche Abfolge und Sequenz stellt, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen. „Communication“ findet immer und überall statt, jedoch ist die Frage, wie und was kommuniziert wird.

Es ist allerdings klar festzuhalten, dass weder die eine noch die andere Form von Prozessen besser gestellt ist bzw. als Wunschziel zu betrachten ist. Je nach Kontext ist die eine Organisation „mehr Ad-hoc“ und die andere wiederum „mehr Routine“. Was viel wesentlicher dabei ist, dass man als Organisation regelmässig hinterfragt, ob die aktuelle Position im Kontinuum die richtige ist oder ob es nicht notwendig wäre, sich weiter Richtung links (Ad-hoc) oder doch Richtung rechts (Routine) zu verschieben. Den darauf basierend können Prozesse je nach Position im Kontinuum durch Systeme bzw. Applikationen unterstützt werden, indem sie mehr vom einen oder anderen C anwenden.

Communication, Collaboration, Coordination, diese 3Cs werden wahrscheinlich dem einen oder anderen Leser in dieser oder einer ähnlichen Form ein Begriff sein. Im nächsten Post gehe ich einen Schritt weiter und versuche das Zusammenspiel zwischen der 3 Cs und die Verbindung zur Unternehmenskultur herzustellen.

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